Manuais administrativos

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Manual é todo e qualquer conjunto de normas,
procedimentos, funções, atividades, políticas,
objetivos, instruções e orientações que devem
ser obedecidas e cumpridas dentro da empresa,
bem como a forma como estas serão
executadas, quer seja individualmente, ou em
conjunto.
Possuem a finalidade de uniformizar os
procedimentos que devem ser realizados nas
diversas áreas da organização efavorecem a
integração do sistema de comunicação e entre
os diversos setores.















importante e constante fonte de informação sobre os trabalhos na
empresa;
facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções
administrativas;
ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a
terminologia técnica básica do processo administrativo;possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e
nos procedimentos pelas várias unidades organizacionais da
empresa;
evitam discussões e equívocos, muito freqüentes nas empresas
onde não se estabeleceu a "versão" oficial da organização sobre
os temas suscetíveis de pontos de vista conflitantes;
possibilitam treinamentos aos novos e antigos funcionários da
empresa;
representamum efetivo instrumento de consulta, orientação e
treinamento na empresa;
representam uma restrição para a improvisação inadequada que
aparece na empresa nas mais variadas formas;
representam um elemento importante de revisão e avaliação
objetivas das práticas e dos processos institucionalizados;

quando não são atualizados adequada e
permanentemente, perdem rapidamente o
seu valor;
são, em geral, pouco flexíveis;
 quando muito sintéticos, tornam-se pouco
úteis e, por outro lado, quando muito
detalhados, correm o risco de se tornarem
obsoletos diante de quaisquer mudanças
pequenas;


A partir da análise das vantagens e desvantagens da utilização
dos manuais, pode se deduzir que alguns dos requisitos aos quais
eles querem atender são:







Necessidade real e efetiva da empresa;
Ter diagramação (quer dizer a ordem , individual ou em
conjunto)estruturada e adequada para as suas finalidades;
Ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, bem
como bom índice ou sumário;
Ter instruções autênticas necessárias e suficientes;
Ele é distribuído a todos os funcionários que dele necessitem;
É racional, adequada e aprimoradautilização pelos usuários
do sistema;
Adequado flexibilidade;

As grandes empresas possuem, via de regra, diversos tipos de manuais,
cada um com seus objetivos e conteúdos específicos e distribuídos de
acordo com o interesse da empresa.
Segundo o Manual de Organização do Management Center do Brasil, o
manual, seja qual for o seu campo de abrangência, deve ter a seguinte
composição gráfica:





Um formato cômodo que facilite o seu manuseio e a sua guarda;
Os temos devem ser separados por um colecionador com as folhas
soltas o que facilita a sua consulta e a substituição das folhas
modificadas;
Inclusão de índice geral e guias de cartolina com os títulos dos assuntos,
para facilitar a sua localização;
Deve ser estudado criteriosamente o público a quem se destina,evitando-se o desperdício na sua reprodução e distribuição.

Nas empresas denominadas de “pequeno porte”,
sua aplicação não é tão necessária, uma vez que as
informações se processam mais diretamente em
função
de
seu
dimensionamento
estrutural
organizativo e sem trazer problemas aos seus
dirigentes. Nessa empresas, as atividades afetas a
cada funcionário não se restringem adeterminada
função. Assim, pode tornar-se difícil e até mesmo
desaconselhável para o andamento do trabalho
fixá-las através de um manual.

Manual de Organização:




Tem por finalidade, enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os
diferentes departamentos – ou unidades organizacionais – da empresa, bem como
estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades...
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