Manual administrativo

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Estrutura
Organizacional

Manual Administrativo


MANUAL ADMINISTRATIVO

Manual é todo e qualquer conjunto de normas funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja,individualmente, quer seja em conjunto

VANTAGENS EDESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Vantagens
Correspondem a uma importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos da empresa; Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas; Ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizar a terminologia técnica básica do processo administrativo. Com isso, possibilitam a normatização das atividadesadministrativas; Possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas várias unidades organizacionais da empresa;
Evitam discussões e equívocos, muito freqüentes, nas empresas em que não se estabeleceu a versão oficial sobre os temas suscetíveis de pontos de vista conflitantes; Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa; Possibilitam efetivocrescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados; Representam um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na empresa;
Representam uma restrição para a improvisação inadequada que aparecem na empresa nas mais variadas formas; Aprimoram o sistema de autoridade da empresa, pois possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas, proporcionando ao superiorcontrolar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o controle por exceção; Representam um instrumento que pode elevar o moral do funcionário, pois possibilita que o mesmo tenha melhor visão de sua representatividade na empresa;
Aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que aquilo que tem de ser feito está claramente estabelecido por escrito; e Representamum legado histórico da evolução administrativa da empresa.

Desvantagens

Constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que possam ocorrer na empresa; Sua preparação, quando malfeita, traz, paralelamente, sérios inconvenientes ao desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais da empresa; O custo de preparação e deatualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo versus benefícios identificados pela empresa; São, em geral, pouco flexíveis;
Quando não são utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente seu valor, Incluem somente os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais, cujas vigências e importância para o dia-a-dia da empresa são muito grandes;
Quando muitosintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças pequenas; Diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando-se, muitas vezes, um freio para a iniciativa e criatividade individual; e seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada.REQUISITOS BÁSICOS DE UTILIZAÇÃO MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Necessidade real e efetiva da empresa; Diagramação estruturada e adequada para suas finalidades; Instruções autênticas, necessárias e suficientes; Adequada flexibilidade; Redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível ,bem como bom índice ou sumário ;Distribuição a todos os funcionários que dele necessitem; Racional, adequada eaprimorada utilização pelos usuários dos sistemas abordados no manual; e Um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.


ROTEIRO PARA ELABORAÇÃO DO MANUAL ADMINISTRATIVO

Quando o analista de sistemas elaborar um manual administrativo, poderá utilizar um roteiro de trabalho correspondente a uma análise preliminar que considere, ente outros, os seguintes aspectos:
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