Tipos de arquivamento

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Principais métodos de arquivamento

Para se alcançar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir os principais métodos de arquivamento utilizados para a organização dos acervos arquivísticos.


Métodos de Arquivamento


Os arquivos precisam de sistemas e métodos


Função dos Arquivos


A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos paraa tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações, o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.


Tão importante quanto arquivar é achar rapidamente as informações no momento desejado.





Sistemas: direto e indireto





Sistema direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se achaguardado.


Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código.











Sistema semi-indireto


O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.





Principais ordenações do arquivo


Quando setrata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a considerar são:


nome (do remetente do destinatário ou da pessoa a quem se refere o documento);


Local,


Número,


Data,


Assunto.


Principais ordenações do arquivo


De acordo com o elemento mais importante e frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar osfichários ou arquivos em:


ordem alfabética;


ordem geográfica;


ordem numérica (simples ou cronológica)


ordem de assunto.





MÉTODO ALFABÉTICO


É o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME.


É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente no documento, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizarqualquer documento.








Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para a alfabetação, através de guias divisórias, com as respectivas letras. (PAES,2005)


DESVANTAGENS DESSE MÉTODO


Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético, quando o volume de documentos é muito grande, devido aocansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.


REGRAS DE ALFABETAÇÃO


Este método obedece treze regras de alfabetação.


Pela 1ª letra do último sobrenome:


João Barbosa; Pedro Álvares Cabral; Paulo Santos


a) Barbosa, João


b) Cabral, Pedro Álvares


c) Santos, Paulo


REGRAS DE ALFABETAÇÃO


Para nomes compostos:


Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde;Heitor Villa Lobos.


a) Castelo Branco, Camilo


b) Monte Verde, Paulo


c) Villa Lobos, Heitor


REGRAS DE ALFABETAÇÃO


Para sobrenomes abreviados:


J. Vieira; Jonas Vieira; José Vieira


a) Vieira, J.


b) Vieira, Jonas


c) Vieira, José


REGRAS DE ALFABETAÇÃO


Para nomes com artigos e preposições:


Pedro de Almeida, Ricardo d’Andrade; Lúcia da Câmara;Arnaldo do Couto.


a) Almeida, Pedro de


b) Andrade, Ricardo d’


c) Câmara, Lúcia da


d) Couto, Arnaldo do


REGRAS DE ALFABETAÇÃO


Para sobrenomes com grau de parentesco:


Antonio Almeida Filho; Paulo Ribeiro Júnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho.


a) Almeida Filho, Antonio


b) Ribeiro Júnior, Almeida


c) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim


REGRAS DE ALFABETAÇÃOPara pessoas da mesma família:


Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge de Abreu Filho; Jorge de Abreu Neto.


a) Filho, Jorge de Abreu


b) Neto, Jorge de Abreu


c) Sobrinho, Jorge de Abreu


REGRAS DE ALFABETAÇÃO


Para nomes estrangeiros:


Georges Aubert; Winston Churchill; Paul Muller; Jorge Schmidt.


a) Aubert, Georges


b) Churchill, Winston


c) Mueller, Paul...
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