Tipos de arquivamento

Principais métodos de arquivamento

Para se alcançar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir os principais métodos de arquivamento utilizados para a organização dos acervos arquivísticos.Métodos de Arquivamento


Os arquivos precisam de sistemas e métodos


Função dos Arquivos


A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos paraa tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações, o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.


Tão importante quanto arquivar éachar rapidamente as informações no momento desejado.





Sistemas: direto e indireto





Sistema direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se achaguardado.


Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código.











Sistema semi-indireto


O métodoalfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.





Principais ordenações do arquivo


Quando setrata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a considerar são:


nome (do remetente do destinatário ou da pessoa a quem se refere o documento);Local,


Número,


Data,


Assunto.


Principais ordenações do arquivo


De acordo com o elemento mais importante e frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar osfichários ou arquivos em:


ordem alfabética;


ordem geográfica;


ordem numérica (simples ou cronológica)


ordem de assunto.





MÉTODO ALFABÉTICO


É o mais simples, desde que oelemento principal a ser considerado seja o NOME.


É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente no documento, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar...