Tipos de arquivamento

Principais métodos de arquivamento

Para se alcançar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir os principais métodos de arquivamento utilizados para a organização dos acervos arquivísticos.

Métodos de Arquivamento

Os arquivos precisam de sistemas e métodos

Função dos Arquivos

A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações, o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.

Tão importante quanto arquivar é achar rapidamente as informações no momento desejado.

Sistemas: direto e indireto

Sistema direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.

Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código.

Sistema semi-indireto

O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.

Principais ordenações do arquivo

Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a considerar são:

nome (do remetente do destinatário ou da pessoa a quem se refere o documento);

Local,

Número,

Data,

Assunto.

Principais ordenações do arquivo

De acordo com o elemento mais importante e frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichários ou arquivos em:

ordem alfabética;

ordem geográfica;

ordem numérica (simples ou cronológica)

ordem de assunto.

MÉTODO ALFABÉTICO

É o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME.

É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente no documento, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar