CONTROLE E ORGANIZACAO DE ARQUIVO

Organização e controle de arquivos

Contrato de convivência

•
•
•
•
•

Igualdade de opiniões;
Celulares desligados;
Presença na sala;
Assiduidade;
Respeito às pessoas.

O que é um arquivo?

Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

Tipos de arquivos
• Públicos (federal, estadual, municipal);
• Institucionais
(escolas,
igrejas sociedades, clubes, associações); • Comerciais (empresas, corporações, companhias) ;e
• Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc).

O que é Documento?

Registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém. Todo e qualquer registro e/ou testemunho da atividade humana.

Gestão de documentos
A gestão de documentos adota procedimentos, utilizando-se de instrumentos técnicos que tratam a informação contida no documento desde sua gênese até a destinação final, quando os documentos poderão ser:
• Eliminados, caso não tenham valor jurídico, fiscal e técnico; • Recolhidos para guarda permanente, devido ao seu valor histórico.

A gestão de documentos contempla:
Sistema de registro e controle do trâmite documental.
Instrumento que organize a informação de modo a tornála acessível.
Normas e procedimentos que determinem como a organização deve tratar esses recursos informacionais.
Uma ferramenta de gerenciamento dos prazos de guarda.

Natureza dos Documentos
Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.
Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa
Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas.
Exemplos: Ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma) Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos