Recepcionista / telefonista

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  • Publicado : 12 de abril de 2012
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Dicas Para Um Bom Atendimento
* Olhe para a pessoa que está a sua frente;
* Preste atenção no que a pessoa está te falando e te pedindo;
* Se você atende alguém de braços cruzados demonstra que você não está fazendo questão para aquele assunto;
* Não sente em cima de uma das suas pernas dentro de uma recepção;
* Não masque chicletes quando estiver trabalhando;
* Responda uma pergunta comuma resposta. E não com outra pergunta. Sempre primeiro responda o que foi questionado;
* Tenha postura. Sente-se em uma posição que indique que você está interessado em ajudar ou resolver;
* Mantenha sua mesa em ordem. Nada de papéis pregados com recados. Bolsas, sacolas e objetos pessoais, mantenha sempre separados e não expostos a quem está atendendo.
* Tente evitar fazer ou receber ligaçõespessoais dentro do ambiente de trabalho;
* É anti ético atender o seu telefone celular em ambiente de trabalho;
* Se a internet é liberada, cuidado! Seja discreto e não se envolva totalmente com tela do computador. É bom dar uma olhada geral de vez em quando no local de trabalho.

Quais são as tarefas e responsabilidades da profissão de Recepcionista / Telefonista?

Recepcionar / controlarvisitantes.
Encaminhar visitantes para os funcionários da empresa.
Responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as perguntas para outros funcionários qualificados a responder.
Enviar e receber correspondências ou produtos.
Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e mensagens), organizá-los e distribuir para o destinatário.
Executar arquivamento de documentos.Executar trabalhos de digitação (algumas empresas exigem um mínimo de 45 palavras/minuto).
Organizar viagens.
Marcar reuniões.
Controlar as chaves.
Registrar informações.
Utilizar o computador e impressoras da recepção.
Utilizar pagers, intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes.
Utilizar a máquina copiadora.
Utilizar o fax.
Manter atualizado os livros de registros decorrespondência e registro de fax.
Telefonista – Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir chamadas telefônicas.
Ajudar visitantes a fazer ligações internacionais.
Anotar recados de visitantes ou de chamadas telefônicas e enviá-los para os funcionários.
Saber usar o correio de voz.
Saber agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls).
Manter em ordem e limpo o local da PABX.Registrar diariamente as ligações telefônicas nacionais e internacionais realizadas.
Processar o débito das ligações telefônicas.
Reportar falhas do equipamento telefônico.
Conhecer os aspectos legais da profissão.
Atuar com ética no exercício da função: imagem profissional, imagem da empresa, sigilo profissional, relacionamento com colegas e superiores.
Conhecer a tarifação dos serviçostelefônicos.
Saber utilizar os serviços das empresas concessionárias de atendimento público (informações, consertos, auxílio de telefonistas, etc).

Quais São Os Requisitos Para Ser uma Recepcionista / Telefonista ?

Habilidades necessárias

Boa comunicação oral.
Boa memória.
Habilidade em digitar.
Leitura bem fluente.
Fluência em língua estrangeira é recomendável.

Conhecimentos NecessáriosAlgumas empresas requerem 2o. Grau completo.
Saber operar mesas telefônicas (PABX).
Conhecer os cargos da empresa e suas responsabilidades.
Conhecer a organização da empresa.
Conhecer os procedimentos de emergência.

Qualidades Pessoais
Cordial.
Paciente.
Prestativa.
Saber ouvir.
Saber trabalhar sob pressão.
Boa comunicação verbal.
Coordenação Motora.
Capacidade de memorização.Sociabilidade.
Estabilidade emocional.
Responsabilidade.
Educada ao telefone.

Requisitos Físicos

Voz clara e agradável, boa audição e boa aparência.
Trabalho bastante repetitivo.
Em algumas empresas existe stress causado por forte supervisão, por computador e por supervisão pessoal.
Necessitam aprovação da supervisão para ausentar-se do posto de trabalho.
Requer esforço físico de...
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