Guia de eventos

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Reitoria Pró-Reitoria de Extensão Elaboração Carla Simone Burdzinski Colaboração: Veruska Chemet Dutra Sérgio Gomes Revisão Sylmara Barreira

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Apresentação

Muitas vezes, um evento é apenas um ponto de uma série de atividades que acontecem sobre determinado tema. Em outras ocasiões, é a peça principal. Mas em qualquer das situações, a abertura de um evento é sempre uma vitrine dedestaque. Nessa lógica, a execução do cerimonial e a ordem do protocolo contribuem, fundamentalmente, para o sucesso da realização dos eventos. O cerimonial deve respeitar às regras protocolares instituídas pela legislação vigente para assegurar uma boa condução do evento. O cerimonial não depende apenas do desempenho de quem o apresenta, já que há uma série de regras que devem ser seguidas paragarantir a ordem hierárquica, bem como detalhes que farão com que o evento, independente da dimensão, seja bem visto pelo público participante. Por isso, o IFTO pretende padronizar este serviço. Os eventos são acontecimentos que devem ser planejados para assegurar os melhores resultados. O Cerimonial não existe para ser um incômodo, tampouco o Protocolo para ser “quebrado”, mas para facilitar aorganização e beneficiar os participantes. Este Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo, tem como finalidade, portanto, contribuir para orientação dessas práticas nas cerimônias do IFTO.

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INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TOCANTINS

I - PLANEJAMENTO DE EVENTOS

1.

Eventos Institucionais: definição e planejamento

De acordo com Cleuza Gimenes, evento é a execuçãodo projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organização junto ao seu público de interesse. O evento poder ser empregado com sucesso em campanhas institucionais e de mercado. Seu objetivo, acima de tudo, é criar conceitos e reforçar a imagem de produtos, serviços, pessoas, entidades e organizações, por meio da aproximação dosparticipantes, oportunizando uma comunicação/exposição qualificada da(s) instituição (ões) promotora(s).

1.1 – Objetivos do Evento Todo planejamento de eventos está intimamente relacionado aos objetivos que se deseja alcançar com a realização do mesmo. Assim, é necessário definir, com precisão, os resultados a serem produzidos pela efetivação bem sucedida do evento.

1.2 – Nome O nome doevento deve exprimir seus objetivos e ser de fácil assimilação pelo seu público-alvo. Via de regra, a denominação do evento contempla inicialmente o número de série, a metodologia de trabalho e a abrangência. Por exemplo, “II Seminário Estadual, IV Simpósio Internacional, IX Jornada, mesa-redonda, Feira Regional” etc. seguidos da temática a ser tratada. Também é possível a realização de eventosparalelos, integrando as respectivas programações em tempo/espaço e público. Neste caso, o título do evento mais abrangente deve ser destacado no material de divulgação. 1.3 – Público O público-alvo deve ser bem definido, para que se tenha conhecimento do número total de convidados e quais estratégias de comunicação devem ser adotadas.

1.4 – Data, horário e local

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A fixação da data do eventoe do horário é de vital importância. Marcar um evento, em data/horário coincidentes com outras iniciativas da mesma natureza, ou destinadas ao mesmo público/região, pode determinar o insucesso do mesmo. O êxito do evento também reside na escolha do local adequado. Por local não se entende somente o espaço físico - condizente com os objetivos e programação onde será realizado o evento, mas opróprio local geográfico considerando os aspectos: -facilidade de acesso; -condições turísticas; -infraestrutura de hospedagem e alimentação; -condição econômica dos participantes; e -concentração de público-alvo.

1.5 – Programação Visual As peças promocionais utilizadas devem ter o visual bem elaborado, com ilustração e texto relacionados com os objetivos. Além disso, na criação dos materiais...
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