Guia de eventos

Disponível somente no TrabalhosFeitos
  • Páginas : 14 (3381 palavras )
  • Download(s) : 0
  • Publicado : 21 de abril de 2012
Ler documento completo
Amostra do texto
Guia para Realização de Eventos


Check-list das diversas fases para a realização de um evento, dentro da atividade promocional. Preparado pelo Comitê de Promoção da ABA - Associação Brasileira de Anunciantes.

I. Definição de Evento

“Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade”.
Esta definição é bastante formal,mas expressa a grande gama de variações que podemos ter com um evento. Podemos dividir um evento em quatro modalidades básicas:
• Esportivo
• Artístico
• Social
• Mercadológico

Alguns exemplos de eventos por atividade:
1. Esportivo
• Aquático
• Olímpico
• Popular
• Sofisticado
• De Verão/Primavera
• De Inverno/Outono
• Praiano
• Motorizado
2. Artístico
• ArtesPlásticas
• Artes Cênicas
• Artes Visuais
• Música Clássica
• Multimídia
• Música Popular
• Festival
• Exposição
• Típico
3. Social
• Campanha de Saúde
• Campanha de Levantamento de Fundos
• Aniversário da Cidade
• Apoio a Iniciativas Sociais
4. Mercadológico
• Feira/Exposição
• Reunião
• Encontro
• Mesa Redonda
• Simpósio
• Seminário
• Conferência
• Palestra• Congresso
• Painel
• Fórum
• Debate
• Convenção
• Desfile
• Comício
• Lançamento de Produto/Serviço



II. Escolhendo o seu Evento


Em primeiro lugar, deve-se fazer um pré-projeto, enfatizando seis tópicos:

1) Objetivo

2) Conceito do “Produto”
• Definição clara do que deve ser o evento
• Estruturação 5W/2H
• o que fazer
• quem faz
• onde faz
• quando faz
•por que faz
• como faz
• quanto custa fazer

3) Público-Alvo

4) Análise do Mercado
• Demanda do “produto”
• Concorrência

5) Estratégia
• Que “ferramentas” usar
• Possibilidade de patrocínio

6) Análise de Viabilidade Técnica/Econômica
• Necessidade de recursos financeiros e humanos
• Simulação pessimista e otimista

III) Sistema de 3 Pontos

Para que um evento tenhaum “final feliz”, é necessário organizá-lo considerando 3 pontos:
• Produção
• Promoção
• Custos

Podemos detalhar algumas atividades cruciais a serem observadas para a realização de um evento. Será através do levantamento dessas atividades que você irá compor o seu check-list.

1) Produção
• Local
• Período
• Público-Alvo
• Fluxo de Público
• Estacionamento
• Segurança
•Limpeza
• Atendimento Médico
• Equipamentos
• Equipes de Manutenção
• Aspectos Legais
• Licenças
• Seguro
• Hospedagem
• Translado
• Alimentação
• Coquetéis
• Recepção
• Secretaria
• Contratação de Pessoal
• Administração de Pessoal
• Venda de ingressos
• Inscrições
• Credenciamento

2) Promoção
• Criação de nome
• Programação visual
• Cenografiapromocional
• Merchandising
• Mídia
• Comunicação
• Promoção
• Distribuição de Brindes
• Sorteios
• Divulgação
• Assessoria de Imprensa
• Relações Públicas
• Prospecção de Patrocínio
• Relatórios de Retorno
• Clipping

3) Custos
• Orçamento Global
• Orçamento Setorizado
• Fluxo de Caixa
• Balancete
• Prestação de Contas
• Relatório com Relação Custo/Benefício


IV.Exemplo de um Evento Estruturado

Para que fique simples “Realizar um Evento”, podemos estruturar este processo. Podemos utilizar um evento para “aumentar vendas”, como exemplo. No anexo I, você tem o macrofluxo deste processo.

No anexo II, há uma descrição do evento com os seguintes itens:
• objetivo;
• tarefas identificadas;
• insumos necessários para realizá-lo
• fornecedores destesinsumos;
• produtos resultantes
• clientes que necessitam de tais produtos
• anexos que irão compor tal processo

Nos anexos seguintes (III a XIII), abrimos cada tarefa, anotando:
• os materiais e/ou recursos necessários;
• as atividades críticas que orientam tal tarefa;
• os pontos a serem observados nesta fase;
• os resultados esperados;
• as ações corretivas a serem...
tracking img