Reuniões produtivas

As reuniões são sempre uma grande dificuldade no mundo organizacional das ONGs. No entanto algumas dicas podem ajudar estas organizações a tornarem estes momentos produtivos, fazendo com que a equipe sinta-se sempre motivada a participar, buscando assim alcançar os objetivos propostos nas reuniões. Fique atento as seguintes dicas e garanta bons resultados em suas reuniões.
• Planeje com antecedência as reuniões e tenha uma agenda pré-definida para as reuniões, informe e certifique-se de que todos foram informados com antecedência; Utilize mecanismos para que os compromissos da agenda cheguem a todos. Crie grupos de emails ou grupos de mensagem de celular, ou informe verbalmente a todos. É importante também, neste momento, mantê-los informados e conscientes da importância da participação de todos nas reuniões, quer seja para o planejamento estratégico da ONG, para a melhoria no desenvolvimento das ações cotidianas da organização, para a criação do sentimento de pertencimento/equipe, etc. Tente sempre criar motivações adicionais, além daquelas exigidas nos estatutos/regimentos internos e tente apresentar a todos (em números, estatísticas, dados, etc.) a importância do engajamento nas reuniões.
• Toda reunião deve acontecer por um motivo claro, objetivo e de conhecimento prévio de todos os que participarão. Informe e solicite a todos que busquem conhecimento prévio (quando necessário) para que a reunião seja mais produtiva e não se perca tempo esclarecendo determinados assuntos que poderiam ter sido conhecidos;
• Toda reunião deve ter um horário definido para início e término (intervalo, se necessário) e deve ser seguido criteriosamente. O responsável pela reunião deve ser o exemplo na questão da pontualidade e controle; Procure fazer com que as reuniões sejam realizadas em horários comerciais ou de expediente comum, evitando, por exemplo, reuniões no final do dia, quando os participantes podem agir de maneira a achar uma solução rapidamente (querendo chegar logo