Reuniões Produtivas

10 PASSOS PARA
UMA REUNIÃO MAIS PRODUTIVA

Sumário
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Introdução
Marque com antecedência
Estabeleça início e fim
Faça uma pauta prévia
Faça a pauta completa
Priorize participações
Sugira que desliguem o celular
Evite entrar em detalhes práticos
Estimule a participação equilibrada
Deixe assuntos extras para outra reunião
Faça uma ata www.projectbuilder.com.br introdução
Reuniões

são momentos preciosos e

importantes para o andamento de um projeto. No entanto, são também ralos por onde escoam a produtividade da equipe e a sua. Sempre tem a pessoa que foge do assunto em pauta, ou aquela que monopoliza a discussão e não dá oportunidade aos outros darem sua opinião.
O tempo das pessoas envolvidas em reuniões custa muito caro, especialmente quando envolve a diretoria. É preciso botar esse custo na ponta do lápis para comprovar a necessidade de encontros mais objetivos. Entendemos que reuniões são um “mal necessário”. Para melhor aproveitamento delas, vamos listar 10 passos para tornar esses encontros mais produtivos. www.projectbuilder.com.br introdução
Antes de tudo, analise se a reunião é realmente necessária. Em alguns casos, um simples e-mail ou contato por telefone pode resolver. Em tempos de facilidade de uso dos comunicadores gratuitos à distância via web (Google
Hangout, Skype, etc), vale mais a pena evitar gastos com deslocamentos.
Se o encontro presencial e exclusivo de um grupo de pessoas for imprescindível, sugerimos um planejamento prévio e uma coordenação atenta, para que os assuntos sejam discutidos em ordem de prioridade, e não de polêmica que gera.
Vamos aos 10 passos:

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1. Marque com antecedência
Não adianta marcar uma reunião para daqui a meia hora. Os envolvidos não terão tempo de se preparar e o encontro, provavelmente, será improdutivo.

Dê tempo para que os participantes tomem ciência da pauta para que possam