Como preparar uma Reunião

INTRODUÇÃO

Como preparar e gerir uma reunião para que essa seja produtiva

As reuniões custam tempo e dinheiro. Logo só deve convocá-las quando isso for estritamente necessário e na certeza de que serão eficazes. Então vejamos formas práticas sobre como preparar e gerir reuniões de trabalho e negócios.

Como sabemos muitas reuniões nas empresas são pura e simplesmente desnecessárias. As razões são variadas. Ou porque se tornam uma simples rotina. Ou porque demoram o dobro do tempo do necessário. Ou porque são meros fóruns de discussão alargada que não dão origem ao resultado esperado. Ou porque foram mal preparadas ou mal dirigidas, etc. Logo a primeira decisão a tomar sobre reuniões é a de se vale mesmo a pena fazer uma. O maior custo associado às reuniões é a do tempo dos participantes. Quer o custo real medido pelo salário-hora dos envolvidos a que haverá a somar eventuais despesas de transporte e estadia. Quer o custo de oportunidade de não estar a utilizar o tempo da reunião em outras tarefas eventualmente mais produtivas. Muitas vezes cada equipe ou organização termina de uma forma ou de outra, encontrando maneiras eficientes de realizar reuniões. No entanto, por questão de um ou outro detalhe em como ela é feita, diversas pessoas acabam se deparando com reuniões improdutivas e que por muitas vezes desperdiçam o tempo dos envolvidos.
Então veremos como se comportar antes da preparação de uma reunião para que a mesma seja produtiva e eficaz.

1. Antes da reunião

Defina com clareza os objetivos. Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de preparação. O mais importante será decidir o que pretende da reunião? Partilhar informações e conselhos? Dar instruções à sua equipa ? Apresentar e analisar propostas? Discutir problemas de funcionamento interno? Desenvolver idéias criativas? O tipo de objetivo que pretende de uma reunião condicionará todos os pontos seguintes: o número de participantes, o local, a duração, etc.

Defina o