Lean office

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Lean Office – Eliminando os Desperdícios nas Atividades Administrativas

LEAN OFFICE - ELIMINANDO OS DESPERDÍCIOS NAS ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS

1. Por que adotar o Lean Office? Parabéns! Você já conseguiu estabelecer o fluxo contínuo em suas atividades do chão de fábrica. (Bem... Você foi obrigado1 a criar um Kanban, mas nada é perfeito!). Você foi muito bem sucedido em seu esforço dereduzir o tamanho dos lotes de produção, graças à aplicação de técnicas tais como o SMED e TPM. Seus esforços para conter os ânimos da equipe, quando os problemas começaram a vir à tona tiveram êxito: hoje, vários projetos de solução de problemas utilizando a técnica PDCA, estão em andamento. Por fim, depois de ter colocado sua2 “casa em ordem”, você deu início a bem sucedidas negociações junto aosfornecedores de materiais e componentes, onde ficaram claras as grandes vantagens da nova política de várias entregas, divididas em pequenos lotes. Contudo, as coisas não estão tão bem quanto você imaginava no início de sua jornada Enxuta e os “incêndios” voltaram a rondar sua empresa: • • • Paradas de produção causadas por lotes de matéria-prima que não chegam a tempo; Lead times enormes nodesenvolvimento de ferramentais, processos e produtos O número de funcionários indiretos está se tornando maior do que o número dos diretos!

Analisando mais profundamente esta situação, você irá concluir que as atividades suporte3 de sua empresa não estão “acompanhando” a velocidade das atividades de manufatura! Qual o “remédio” para esta “dor de crescimento”: O Lean Office! 2. O que é um Processo? Emfunção de sua bem sucedida experiência com a produção, você já sabe que para tornar os processos suporte “Lean”, você deverá reduzir seu lead time. Contudo, na produção os processos estão claramente definidos. E no escritório? Onde estão os processos? O primeiro passo é lembrar que qualquer processo é definido como: Um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica, que a partir de entradasvindas de “fornecedores”, utilizando recursos definidos, tem o objetivo de produzir um produto ou serviço, com Valor para um grupo específico de “clientes”. Para monitorar a evolução da Qualidade deste processo, são definidas Métricas. Também podemos representar um processo da seguinte maneira:

Carlos Eduardo Moretti

Lean Office – Eliminando os Desperdícios nas Atividades AdministrativasOnde: • • • • • Entradas: Materiais e componentes, especificações de serviços, relatórios, documentos, etc; Fornecedores: Elementos (pessoas, organizações, departamentos) internos e externos que fornecem as entradas; Saídas: Produtos acabados, relatórios, planilhas, serviços prestados; Clientes: Elementos internos e externos (pessoas, organizações, departamentos) que recebem as saídas; Métricas:Indicadores do desempenho do processo.

Também é muito importante lembrarmos que um processo não é um departamento. Há casos especiais onde todas as atividades de um processo são executadas unicamente por elementos de um único departamento, mas isto é raro. Veja as figuras a seguir: Departamentos

Carlos Eduardo Moretti

Lean Office – Eliminando os Desperdícios nas AtividadesAdministrativas

Processos:

Você deve perceber que são os processos e não os departamentos que geram o Valor desejado pelo cliente. Desta forma, o primeiro passo para a implantação do Lean Office é o Definir os elementos de um Processo.

3. Como definir os elementos de um Processo? Não existe fórmula mágica! Após escolher o processo a ser mapeado, por exemplo, emissão de notas fiscais, orçamento depreços, emissão de pedidos, etc., reúna a equipe e defina: • • • • • • • As saídas; Os clientes; As entradas; Os fornecedores; As atividades do processo (fluxo de valor); As métricas O gestor do processo.

Provavelmente, você ficará surpreso ao saber quantos elementos de sua empresa não são capazes de dizer quais são os Clientes dos seus respectivos processos. Este fato é extremamente preocupante,...
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