Departamento de compras

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  • Publicado : 26 de junho de 2011
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Departamento de Compras de uma Empresa.
1. A Função Compras

Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa. Pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas, mas a função compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas,além de adicionar lucros.

Os objetivos da função compras podem ser subdivididos em quatro categorias:
• Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias.
• Obter mercadorias e serviços ao menor custo.
• Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor.
• Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedorespotenciais.

Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções básicas:
• Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar).
• Selecionar o fornecedor (fonte certa)
• Negociar os termos e condições de compra.
• Emitir e administrar pedidos de compra.

Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivosestratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Eletronic Data Interchange), a Internet e cartões de crédito.

2. Ciclo de compras

O ciclo de compras consiste nos seguintes passos:

1º. Receber e analisaras requisições de compra: As requisições de compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning), o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra. No mínimo, as requisições de compra contêm as seguintes informações:
• Identidade do requisitante,aprovação assinada, e conta em que será debitado o custo;
• Especificação do material;
• Quantidade e unidade de medida;
• Data e local de entrega exigidos;
• Qualquer outra informação complementar necessária.

2º. Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foramcomprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma
pesquisa. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados, um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num catálogo, num jornal especializado ou numa lista telefônica.

3º. Solicitação de cotações: Para itensmaiores, é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não se trata de um pedido de venda. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador, as cotações são analisadas quanto a preço, obediências àsespecificações, termos e condições de venda, entrega e termos de pagamento. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente, a escolha é provavelmente feita com base no preço, entrega e termos de venda.

4º. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de compras também é responsável pornegociar o preço, e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor.

5º. Emitir pedidos de compra:.Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. O pedido de comporá é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações,...
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