Arquivo

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NOÇÕES BÁSICAS PARA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS ATIVOS E SEMI-ATIVADOS

PROGRAMA:
Conceitos Básicos Roteiro para organização de Arquivo Plano de classificação Rotinas de Arquivamento Plano de Destinação de Documentos

NEIRE DE ROSSIO MARTINS Arquivo Central do Sistema de Arquivos/UNICAMP

Campinas, setembro de 1998

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SUMÁRIO

Apresentação 1-Noções Básicas de Arquivos 1.1-O Que éArquivo 1.2-Tipos de Arquivos 1.3-Sistema de Arquivos 1.4-Natureza dos Documentos 1.5-Idade dos Arquivos 2-Roteiro Para Organizar Correntes e Intermadiários 2.1-Recursos Humanos 2.2-Instalações 2.3-Recursos Materiais 3-Como Organizar um Arquivo 3.1-Plano de Classificação 3.2-Montagem do Plano de Classificação 3.3-Rotinas de Arquivamento 3.4-Plano de Destinação de Documentos Anexos 1-Regras deAlfabetação Anexos 2-Transparências Bibliografia

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APRESENTAÇÃO

Esta apostila foi preparada para municiar o Curso Noções Básicas para Organização de Arquivos Ativos e Semi-ativos, oferecido para servidores administrativos que atuam na Área Hospitalar da Unicamp, a pedido da Diretoria Geral de Recursos Humanos. O programa geral proposto foi o deapresentar conceitos básicos utilizados em arquivos, um roteiro para a organização dos arquivos, incluindo noções de preparação de planos de classificação e destinação de documentos e rotinas de arquivamento. As informações contidas neste documento foram baseadas em experiências da instrutura com a estruturação e organização de arquivos da Universidade e com o auxília da bibliografia citada.

3 1-NOÇÕES BÁSICAS DE ARQUIVOS

Para que você possa entender como organizar e como escolher o melhor método ou sistema de organização que atenda a instituição que você trabalha, é necessário que se entenda o que são ARQUIVOS e DOCUMENTOS 1.1-O que é Arquivo?
Você já sabe mas, vamos tentar dar mais valor a essa palavra? A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo éo conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de umaUnidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades. Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. Ex. Arquivo Central da Unicamp Ex.DAME do Hospital de Clínicas E tem mais: ARQUIVO também é conhecido como móvel ou armário que guarda documentos (masnão vamos considerar essa definição nesse texto).

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1.2-Tipos de Arquivos
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. .Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em: Públicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejassociedades, clubes, associações); Comerciais (empresas, corporações, companhias) ;e Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc) Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo Existem aqueles queguardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados

1.3-Sistema de Arquivos
Sistema é um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou...
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