Arquivo

ÍNDICE

Apresentação 03
Importância dos Arquivos 04
I. Documento, Informação, Comunicação e Documentação 05
1.1.Documento 05
1.2.Informação 05
1.3.Comunicação 05
1.4.Documentação 05
II. Arquivo 06
III. Funções do Arquivo 07
IV. Tratamento da Informação 08
V. Organização e Técnica de Arquivamento 09
5.1.Segurança 09
5.2.Precisão 09
5.3.Simplicidade 09
5.4.Flexibilidade 09
5.5.Acesso 09
VI. Operações de Arquivamento 10
6.1.Inspeção 10
6.2.Estudo 10
6.3.Classificação 10
6.4.Codificação 10
6.5.Ordenação 10
VII. Avaliação da Documentação 11
VIII. Regras de Arquivamento 12
8.1.Alfabetação 12
8.2.Método Numérico 15
8.3.Método Alfa numérico 16
8.4.Método Geográfico 16
8.5.Método Variedex 17
8.6.Método por Assunto 17
8.7.Método Decimal 17
8.8.Método Mnemônico 17
IX. Localização Física e Armazenagem de Documentos 18
X. Administração dos Arquivos 18
10.1.Seleção e Descarte 18
10.2.Recuperação de Documentos 19
10.3.Manutenção do Sistema 20
10.3.1.Treinamento 20
10.3.2.Ficha de Orientação 20
10.3.3.Empréstimos 20
10.3.4.Reuniões de Trabalho 20
Bibliografia 21

“...o cuidado que uma nação devota à preservação dos monumentos de seu passado pode servir como uma verdadeira medida do grau de civilização que atingiu. entre tais monumentos. E desfrutando o primeiro lugar, em valor e importância, estão os arquivos...”
(Charles M. Andrews - USA) APRESENTAÇÃO

Os arquivos não são meros depósitos de papéis velhos, arquivados apenas por tradição de tudo arquivar, embora isto ocorra com freqüência. É comum encontrarmos arquivos tecnicamente mal organizados, dificultando a localização das informações desejadas no momento preciso. A organização e a custódia da documentação emitida e recebida pela Instituição está entre as inúmeras atividades administrativas do setor de arquivos. Essa função, pode parecer de pouca importância, mas não é, se considerarmos que poucas pessoas - a não ser aquelas com formação