Planilha 5w 2h

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  • Publicado : 25 de março de 2012
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A planilha 5W2H é uma ferramenta de planejamento e constitui-se de um relatório por colunas, cada uma delas encabeçada por um título (em inglês, na sua origem):



What?                                    O quê?

Why?                                  Por quê?

Who?                                     Quem?

Where?                               Onde?(geralmentedescrito no “Como”)

When?                                Quando? (Cronograma)

How?                                    Como?

 Versões ampliadas são chamadas 5W2H porque consideram

How much?                        Quanto? (Orçamento)

 

Por uma questão de comodidade de leitura, muitas planilhas deixam de considerar a coluna Where — por sergeralmente na empresa— e pelo fato de o local poder ser especificado no How?

 Esta planilha é um instrumento importante de planejamento e é aplicada especialmente em desdobramento de planos e projetos.

O desdobramento pode ser feito continuamente para níveis cada vez mais próximos do nível operacional.

O último nível — não desdobrável — é evidentemente o nível de açãooperacional: aquele em que cabe ao Operador executar a ação planejada.

 

Vejamos como esta planilha é elaborada:

 O quê?  Aqui é especificada a meta, aquilo que se quer atingir. Normalmente contém o número do item para facilitar a referência e o acompanhamento do desdobramento.

 

Por quê?  É uma justificativa da coluna anterior Oquê? Num nível inferior contém o conteúdo d’O quê anterior. O primeiro Por quê? obviamente responde aos objetivos do Projeto.

 Quem?  Indica o nome do responsável contido em O quê? Só é admissível um nome.

Mesmo que um colegiado de pessoas em princípio seja o responsável pela ação, deve ser indicado o nome da pessoa que responde por tal colegiado.

 Como? Indica o métodopara atingir O quê? Este Como? por sua vez costuma ser desdobrado em:

subitem,

quem,

o quê e

data limite.

 No subitem se indica o desdobramento do item.

 No Quem? se informa o responsável pelo resultado esperado. O responsável pode ser um terceiro no caso de ser um resultado delegado.

 Em O quê? se especificaa diretriz: método e meta. Neste caso é recomendável se fornecer o método do modo mais detalhado com as metas ou indicadores da qualidade esperada. Se for recomendável se expressa aqui Onde? e Quanto?, isto é, o orçamento autorizado.

 Em data limite (ou Quando) se indica o prazo limite para o resultado.

 Quando? Indica o período em que se desenvolve o conjunto de atividadescorrespondentes a O quê? (primeira coluna).

 Cada item desdobra-se em subitens e estes, por sua vez, em outros subitens.

 O número de desdobramentos é aquele que a experiência recomenda — mas, em tese, tudo deve ser desdobrado até ao nível deação operacional executável pelo operador.

 O responsável pelo resultado (Quem?) é quem deve prover o desdobramento daquilo quelhe é atribuído. Neste caso após fazer o desdobramento ele deve retornar com o plano para o responsável imediatamente superior.

 Muitas vezes se faz uso da planilha 5W1H: neste caso não existe a coluna correspondente ao orçamento ou custeio da atividade How much?

FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

Dão a base para que as atividades institucionais se orientem pela excelência,permitindo que o trabalho seja eficiente e eficaz.

 Eficiente x eficaz

Eficácia ou eficaz é chegar ao objetivo. Fazer a coisa certa.

Eficiência ou eficiente é também chegar ao objetivo, mas ter menores custos. Fazer a coisa de modo correto.

Exemplo:

João conseguiu realizar a cota de vendas hoje. Márcia também. Porém esta última gastou 30 %...
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