Manual

Manual de Rotina

O primeiro passo – e indispensável – como secretária da Rede Amiga de Supermercados é conhecer todos os associados, suas lojas, gerentes, compradores e setor financeiro. Partindo disso, saber como atender ao telefonema com um “sorriso na voz” e dizer: “– Rede Amiga, ___________ Boa Tarde”. Organizar os pagamentos a serem feitos e fazer o cheque. Algumas contas como de luz e vivo que chegam após o vencimento, mas podem ser impressas online1(ver pág. XX). Evitar fazer vários cheques de contas fixas (luz, oi fixo, vivo, web, contábeis, etc), e sempre fazer com cópia de cheque2 (ver pág. WW). Não esquecer o aluguel3 (ver pág. WW) para o associado Marcos no dia 10/mês, referente ao mês retroativo ex.: em março pagarei o de fevereiro. Os cheques são assinados sempre na reunião pelo Sr Volmir e Valdeci, por isso controlar os vencimentos e já deixar pronto para apenas ser assinado. Manter em dia o livro-ponto, o escritório limpo e organizado e comprar o material necessário (bolachas para reunião, café, açúcar, sabonete, materiais de limpeza) para o escritório no Pontual I. Não assinar qualquer documento sem autorização de algum associado. Mandar e-mail pedindo sugestão para a pauta da próxima reunião sempre na sexta-feira e a pauta fechada na segunda-feira para o Sr Volmir. Todas as terças-feiras tem reunião às 7:30 horas onde devo comparecer, munida de café, bolachas e a pauta para cada associado acompanhar. Não se esquecer de levar o livro de ata para ler a da reunião passada e ser assinada pelos que estavam presentes no dia. Durante o mês tu vais guardar as cópias de cheques com os documentos que foram pagos, recibos e qualquer outro material que precisa ser enviado à Contábil Rio (Irene) na pasta transparente. No máximo até o dia 05/mês deve ser enviado o relatório para a Irene4 (pág. WW). Este, contem o relatório dos documentos enviados, os recibos, cópias de cheques com documentos comprovantes e extrato mensal (deve ser tirado do dia 1