Manuais

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MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.
VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOSPodemos citar as seguintes vantagens:
* Correspondem a uma importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na em presa;
* Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas;
* Ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizar a terminologia técnica básica do processo administrativo. Com isso possibilita a normatização das atividadesadministrativas;
* Evitam discussões e equívocos, muito frequentemente, nas empresas em que não se estabeleceu a versão oficial sobre os temas suscetíveis de pontos de vista conflitante;
* Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa;
* Possibilitam efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados;
* Representam uma restrição para aimprovisação inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas;
* Representam um elemento importante de revisão e avaliação objetivas das práticas dos processos institucionalizados;
* Aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que aquilo que tem de ser feito está claramente estabelecido por escrito.
* Representam o legado histórico da evoluçãoadministrativa da empresa.
Principais desvantagens
* Constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que possam ocorrer na empresa;
* Sua preparação, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz, paralelamente, sérios inconvenientes ao desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais da empresa;
* O custo de preparação e deatualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custos versus benefícios identificados pela empresa;
* Quando não utilizados adequadamente e permanentemente, perdem rapidamente seu valor;
* São em geral pouco flexíveis;
* Incluem somente aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais, cujas vivências e importância para o dia-a-dia da empresa são muitograndes;
* Quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de auisquer mudanças pequenas;
* Diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando-se muitas vezes, um freio para a iniciativa e criatividade individual;
* Seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara,prolixa, deficiente e inadequada.
REQUISITOS BÁSICOS DE UTILIZAÇÃO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS
Alguns requisitos aos quais eles devem atender são:
1. Necessidade real e efetiva da empresa;
2. Ter diagramação estruturada e adequada para sua finalidade;
3. Ter redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível, bem como índice ou sumário;
4. Ter instruções autênticas, necessárias esuficientes;
5. Ser distribuído a todos os funcionários que dele necessitem;
6. Ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema;
7. Ter adequada flexibilidade;
8. Ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.
ROTEIRO PARA A ELABORAÇÃO DE UM MANUAL
Deve considerar entre outros os seguintes aspectos:
* Identificação dos sistemas aserem considerados;
* Seleção dos sistemas e subsistemas;
* Seleção dos tópicos, assuntos ou matérias;
* Estudo dos campos dos problemas;
* Pesquisa e classificação das fontes de informações;
* Diferenciação dos diversos elementos dos problemas;
* Análises esquemáticas dos problemas identificados;
* Avaliação dos critérios e padrões de avaliação dos problemas;
*...
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