Manual procedimentos

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Versão 1.0
(mês)/(ano)
INTRODUÇÃO

“A informação é a mais poderosa força de transformação do homem. O poder da informação, aliado aos modernos meios de comunicação de massa, tem capacidade ilimitada de transformar culturalmente o homem, a sociedade e a própria humanidade como um todo. Resta-nos, tão somente, saber utilizá-la sabiamente como instrumento que é, enão continuarmos a privilegiar a regra estabelecida de vê-la como instrumento de dominação e, consequentemente de submissão.”

OBJECTIVO DO MANUAL
O Manual de Procedimentos da ORGANIZAÇÃO TIPO 1[1] (ORG. 1), surgiu a partir da necessidade de se ter uma fonte de consulta rápida e segura para que actuais e futuros dirigentes, colaboradores/as, utentes e sócios/as consigam aceder a um guia deorientação de procedimentos que corporiza o Sistema de Informação Interno, com objectivo de organizar e uniformizar os procedimentos administrativo-financeiros, bem como sistematizar e difundir informações de alcance e interesse geral.
Deste modo, o Manual de Procedimentos deve estar permanentemente impresso e disponível para consulta em todas as principais zonas administrativas dos vários sectoresda ORG. 1.
Parte I

CONSIDERAÇÕES GERAIS

Direcção

A Direcção é a primeira responsável pelo funcionamento e desempenho da ORG. 1, pelo que é o elemento basilar da definição de objectivos, motivação, controlo e avaliação da evolução de toda organização.

Neste sentido, a definição da estratégia que a ORG. 1 deve prosseguir, bem como o acompanhamento sistemático(decisão/definição de objectivos) é fundamental.

Coordenação

A Coordenação é exercida por um/a Coordenador/a, com funções executivas por delegação da Direcção da ORG. 1.

O/A Coordenador/a é responsável pela organização funcional (efectiva) da ORG. 1, competindo-lhe estabelecer e controlar procedimentos, comportamentos económicos, bem como organizar circuitos de informação.

Colaboradores/asO/A Colaborador/a da “ORG. 1” deve diferenciar-se por uma atitude de cidadania responsável e por uma postura de procura da melhoria contínua, orientando fundamentalmente o seu desempenho para o rigor, atitude pro-activa, liberdade para sugerir e lealdade.

A assiduidade, pontualidade e disponibilidade para iniciativas ocasionais, devem ser requisitos essenciais ao perfil do/aColaborador/a da ORG. 1, não obstante dos mesmos atributos devam ser verificados por sistemas de registo automáticos, mecânicos ou de outra natureza.

Nota: a descrição de funções da dos/as colaboradores/as constam do sistema de avaliação de desempenho.
Parte II

Procedimentos administrativo-Financeiros

1. Recepção e Atendimento

1.1. Recepção de Pessoas

i. A recepção de pessoasdeve sempre ser iniciada com uma saudação.
Ex.: "- Bom dia/tarde, tenha a bondade?”, "- Bom dia/tarde, se faz favor?”, ou outra saudação equivalente.

ii. Informar-se o/a visitante que se vai comunicar a sua chegada, pedindo-lhe que aguarde um momento.
Ex.: “- Por favor, aguarde um momento, que vou comunicar que já chegou!”

iii. Acompanha-se o visitante, depois de se certificar quea pessoa que o irá receber já está disponível para o efeito.
Ex.: ”- Vou acompanha-lo/a ao gabinete, visto já estar disponível para o/a receber.”

1.2. Serviço Telefónico

1.2.1 Chamadas do Exterior

i. O atendimento das chamadas telefónicas deve sempre ser iniciado com identificação da ORG. 1, do/a telefonista, que saúda o interlocutor.
Ex: "- ORG. 1, bom dia/tarde, fala…..!", “- ORG. 1, fala ….., tenha a bondade?”, “- ORG. 1, fala ……., se faz favor?”, ou outra saudação equivalente.

ii. Pedido de identificação do/a interlocutor/a e pessoa a contactar (ou assunto anunciar).

iii. Se tem a certeza que o/a destinatário/a não se encontra na ORG. 1, informa o/a interlocutor/a da ausência do/a destinatário/a e pergunta se quer deixar mensagem. Toma nota desta,...
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