Gestão de arquivos

AUTOMAÇÃO E GESTÃO DE ARQUIVOS ATRAVÉS DA DIGITALIZAÇÃO E DO SOFTWARE WINISIS: RELATO DE EXPERIÊNCIA

Claudete Borsoi

Resumo: Neste texto são relatadas as atividades realizadas no Arquivo do Laboratório de Pesquisa em Endodontia da Universidade Federal de Santa Catarina através da digitalização dos documentos e da implementação da base de dados com o software CDS_ISIS for Windows, na versão Winisis. O objetivo do trabalho concerne na automação dos serviços oferecidos neste local e a migração dos documentos do formato impresso para o digital como forma de propiciar a preservação das informações de valia e de continuar a disponibilizar aos usuários. A metodologia adotada envolve a seleção dos documentos, o desenvolvimento da base de dados, a conversão e a indexação dos documentos digitalizados na base de dados implementada.

Palavras-chave: Automação de arquivo. Gestão de arquivo. Digitalização de documentos. Preservação de documentos. Base de dados – Winisis.

1 INTRODUÇÃO

Nos tempos atuais, cada vez mais, as pessoas físicas e as empresas públicas e privadas, estão dando importância à produção, à coleta, à organização e à preservação das informações que concernem suas atividades e trajetórias de vida. Cada vez mais, também, o uso das tecnologias de comunicação, de armazenamento e de disseminação das informações tem auxiliado na criação de ferramentas e de gerenciamento para o atendimento dessas necessidades. Para Lèvy apud Aquino (2004, p. 10) as tecnologias digitais surgem como a infra-estrutura do ciberespaço, novo espaço de comunicação, de sociabilidade, de organização de transação e de novo mercado da informação e do conhecimento. Neste contexto, os documentos digitais estão facilitando a produção e disseminação das informações e a preservação digital apresenta-se como um dos grandes desafios em todas as áreas no mundo atual, tanto comercial, industrial e, principalmente, acadêmica (pesquisa científica).