Gestão de arquivos

GESTÃO DE ARQUIVOS
Arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de qualquer empresa. Toda actividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes.

Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações.
Um arquivo bem pensado e organizado serve para: * Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos * Revelar o que está para ser feito * Diminuir a duplicidade de trabalho * Evitar repetições desnecessárias de experiências * Evitar improvisos e inadequações * Encontrar bons parceiros e fornecedores * Avaliar o empreendimento por partes * Avaliar o empreendimento com um todo * Transmitir ordens e ensinar como fazer
Não cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele é a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões.
Porém, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, será preciso conhecer algumas técnicas de arquivamento.
Se você deixar que alguém (funcionário) ou você mesmo guarde para si essa memória, toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa pessoa se ausente. Portanto, também é preciso muito cuidado com os perfis centralizadores de informação.
Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos: * As exigências da legislação pública * Organização interna da empresa.
Os princípios básicos para começar arquivar são: * A classificação dos tipos de documentos * A codificação, que pode ser alfabética ou numérica
Não há muita diferença nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas, embora as grandes possam apresentar mais itens.
Vamos começar a codificação numérica e você precisará de um índice