Gerencia de projetos

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A Importância da Comunicação no Gerenciamento de Projetos
Maria Isabel Jacob *Quando falamos em gerenciamento de projetos, pensamos logo em administração de prazo, escopo equalidade. Na verdade, a administração de todas estas áreas, requer do gerente de projeto uma gama dehabilidades e técnicas efetivas, pois muitos elementos precisam ser coordenados. Manter um time unido esólido, e atender asexpectativas dos stakeholders é um dos grandes desafios que um gerente de projetoenfrenta.Um bom plano de comunicação pode ser chave para que a execução e o controle do projeto tenham sucesso.Na minha visão, o desenvolvimento de um bom plano de comunicação inclui alguns importantes fatores como :administração de informação, expectativas de stakeholders , conteúdo e precisão dainformação.Administração de informaçãoDurante todo o ciclo de vida de um projeto, são produzidas ou recebidas, uma grande quantidade deinformações. A Administração desta informação é a responsabilidade do gerente de projeto. Em um plano decomunicação, devemos ter identificado de forma clara como uma informação será gerada e distribuída. Esteplano deveria identificar os tipos de relatórios (relatórios formais, status doprojeto, memorandos, etc.), afreqüência que os relatórios serão gerados, e em que momento deverão acontecer as reuniões.Conteúdo das informaçõesApós a identificação dos relatórios, devem ser documentados os elementos de dados e o nível de detalhe quecada relatório ou documento deve conter. Nesta etapa, também é importante entender que tipo de informações, os stakeholders pretendem estarrecebendo. De nada adianta gerar uma curva S, com todo detalhe detrabalho realizado x planejado e enviar para o gerente de suprimentos e contratação, ou ainda gerarmos umfluxo de caixa e enviar para um supervisor de produção.Habilidade de comunicaçãoA habilidade de comunicação é essencial para assegurar a compreensão de informações durante todo o ciclo devida de um projeto. Existem vários momentos ou fasesque habilidade de comunicação pode e deve seraplicada. É aplicada desde o processo de iniciação, estende-se ao plano global do projeto e de uma formaimportantíssima na entrega e encerramento do projeto.Fazer com que o time do projeto saiba qual a sua responsabilidade, liderar e motivar a equipe e fazer com queos stakeholders estejam bem informados é considerado uma habilidade decomunicação.PrecisãoIndependente do destino, ou do resultado que a mesma deva apresentar, a informação deve ser clara, objetivae precisa. A tentativa de suavizar uma informação ruim, ou omitir a informação, pode acarretar uma queda dogerente de projeto. Em contrapartida, tentar enfeitar demais uma resultado bom que o projeto vemapresentando, também não é interessante para um gerente.Um gerente de projeto honesto eque mostra segurança nas informações que gera, conseguirá obter de seutime a motivação necessária para o sucesso do projeto.Expectativas de stakeholdersEstudar e entender as expectativas dos stakeholders do projeto, pode ajudar na geração de relatórios e emmomentos de decisões no projeto.Conhecendo as expectativas , dos membros do time e todos stakeholders , minimiza o risco de desinformação,frustração ou insucesso do projeto.Comunicação e o plano global do projetoAnalisando cada uma das áreas de conhecimento de um plano global de projeto, consegui em cada uma delas,encontrar um pequeno espaço para aplicar algum tipo de habilidade ou técnica de comunicação. Por exemplono planejamento de Escopo, para executar um bom planejamento e detalhamento do escopo de um projeto, ogerente precisa obterinformações sobre o projeto. A partir da autorização de início do projeto, efetuadaformalmente pelo project charter, o gerente de projeto passa a conhecer o produto que será desenvolvido, anecessidade do negócio, premissas, objetivos e restrições do projeto. A partir daí tudo envolve comunicação. Énecessário obter informações precisas de quando o projeto deve iniciar, quanto ele deve custar...
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