Formularios

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Introdução

O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações, principalmente as baseadas em dados quantitativos.
Tanto o usuário quanto o analista de sistemas, organização e métodos devem saber que formulários é um assunto a ser tratado com muita atenção, pois os sistemas são apoiados por documentos cuja clareza, formato e conteúdo tornamesses documentos eficientes e eficazes, contribuindo de forma fundamental para o bom funcionamento dos sistemas.
A necessidade dos formulários pode ser justificada em função dos seguintes fatores:
• A importância dos dados e informações, pois a sobrevivência de uma empresa pode depender de ter o dado ou a informação certos, na hora certa, e de utilizá-los rápida e corretamente;• As exigências legais e governamentais, pois a empresa, como sistema, recebe influências é o governo na geração de papéis, inerentes aos decretos, ás leis e aos regulamentos estabelecidos;
• A padronização nas comunidades, sendo que este é um dos aspectos mais importantes no esquema de eficiência da comunicação nas empresas;
• O armazenamento de dados e informações, sendoque este aspecto está relacionado à vida e à história dos vários assuntos da empresa, procurando propiciar uma caracterização de cada um dos itens inerentes à operacionalização das atividades da empresa;
• A função de controle, que é uma realidade no processo administrativo e exige determinado número de formulários;
• A alteração no número de pessoal administrativo, o quetambém gera correspondente aumento quantitativo e de importância dos formulários; e
• O treinamento administrativo dos funcionários da empresa, pois o formulário, ao consolidar um conjunto de dados e informações, possibilita ao funcionário tomar uma decisão mais estruturada.




|Formulário é um instrumento do processo administrativo constituído de:|
| |
|Palavras e números compostos de; |
|-dados fixos (impressos antes do uso); e |
|-dados variáveis (anotados a posteriori);|
|Espaços ou campos; |
|Linhas; |
|Colunas; e ||Formato. |






Fica evidente que o formulário deve procurar trabalhar com informações importantes, que são aquelas que, em algum momento, podem influenciar decisões tomadas dentro do sistema considerado.
As informações importantes ou relevantes podem ser constantes, quando se repetemde forma idêntica em todos os exemplares de um mesmo modelo de formulário; ou variáveis, quando, embora representando uma mesma categoria ou grupo de dados ou de informações, podem variar de exemplar para exemplar do formulário.
O analista de sistemas, organização e métodos devem considerar que a criação de um formulário é necessária sempre que a utilização das informações ocorre depois domomento em que elas se tornam disponível e haja necessidade de armazená-las para que não se percam no desenvolvimento do processo administrativo.


Os objetivos do controle de formulários


• Reduzir o número total de formulários utilizados na organização, para se chegar a um numero prático, de acordo com as reais necessidades operacionais da empresa;
• Evitar a...
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