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ESTUDO DE CASO

A partir da situação a seguir descrita, em uma empresa fictícia de entrega de correspondência, vamos verificar como ficariam o Termo de Abertura do Projeto (Project Charter).

CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA NOS CORREIOS S.A.

A Presidência dos Correios S.A, vislumbrou a possibilidade da empresa apresentar aos seus clientes um novo serviço, que foi denominado de “CorrespondênciaEletrônica”. Esse serviço consistiria em receber documentos (contas, cartas, faturas, telegramas, propaganda etc.) dos clientes em meio magnético (e-mail, site dos Correios na Internet ou EDI – Electronic Data Interchange) para que fossem transmitidos eletronicamente às agências mais próximas dos destinatários, onde seriam impressos e entregues a eles com maior rapidez e segurança, reduzindotambém o custo para os clientes. Os documentos recebidos nas agências não poderiam ser repassados para o destinatário final por meio eletrônico, sendo de responsabilidade da agência a impressão.

Após ter sido proposto e aprovado pelo Conselho de Administração para a inclusão no Plano Estratégico da empresa, o Presidente determinou ao Diretor Executivo que desenvolvesse um projeto que propiciasse aosCorreios ter esse serviço disponível em seis meses, utilizando até R$10.000.000,00 (dez milhões de reais) do orçamento do corrente ano. Determinou ainda que fizesse parte do projeto o estudo de viabilidade correspondente, em que o investimento tivesse retorno financeiro em até 5 anos. Deveriam ser levantados os documentos, possíveis clientes, volumes de documentos, arquitetura de TI disponível erequisitos legais. A tecnologia utilizada deveria ser de ponta, garantindo a integridade, autenticidade e segurança das correspondências.

Solução

O Diretor Executivo da empresa, após a determinação do Presidente de desenvolver o projeto, precisa emitir uma autorização para o início do mesmo onde fique claro o alinhamento do projeto com o plano estratégico da empresa, o que deve ser produzidoe a designação de um gerente para a condução do empreendimento. Além disso, deve haver uma designação de autoridade e responsabilidade para esse gerente e o estabelecimento de premissa (hipóteses) e restrições.
O Diretor Executivo geraria então o Termo de Abertura do Projeto a seguir.

Empresa Correios S.A.
Nome do Projeto: Correspondência Eletrônica nos Correios

Termo de Abertura doProjeto
Elaborado por: Carlos Magno da S. Xavier
Data: 8/8/2005
Aprovado por: Diretor Executivo
Versão: 01

1.1 Justificativa do projeto (necessidades do negócio)

Com a crescente evolução da Tecnologia da Informação (e-mail , chat, videoconferência etc.), associadas às telecomunicações (Internet, voz sobre IP, telefonia celular etc.), vem diminuindo , ao ano, o volume de documentostransportados pelos Correios. Para que a empresa acompanhe e se valha dessa evolução tecnológica, é necessário buscar alternativas de serviços aos seus clientes. Desta forma, o serviço de “Correspondência Eletrônica” se posiciona como estratégico para a empresa, tendo sido aprovado pelo Conselho de Administração.

1.2 Descrição do produto do projeto

O projeto deve prover uma solução que permita orecebimento de documentos (contas, cartas, faturas, telegramas, propagandas etc.) dos clientes em meio magnético (e-mail, site dos Correios na Internet ou EDI - Electronic Data Interchange) para que estes sejam transmitidos eletronicamente para as agências mais próximas dos destinatários, onde sejam impressos e entregues aos mesmos, com maior rapidez e segurança, reduzindo também o custo para os clientesFaz parte do escopo do projeto o estudo de viabilidade correspondente, em que garanta que o investimento tenha o retorno financeiro correspondente (payback period) em até 5 anos. Devem ser levantados os documentos envolvidos, possíveis clientes, volumes de documentos, arquitetura de TI disponível e requisitos legais. A tecnologia utilizada deveria ser de ponta, garantindo a integridade,...
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