Convocatoria

Convocatória

Numa empresa, numa escola ou noutro local de trabalho, há frequentemente reuniões para se tomarem decisões sobre vários assuntos.
Para que todos os intervenientes / participantes na reunião tenham conhecimento da mesma, é afixada, com antecedência de, pelo menos, 48 horas, em local bem visível de todos, a CONVOCATÓRIA da reunião com a respectiva ordem de trabalhos. Se pretender fazer uma convocatória, terá a possibilidade de escolher entre três alternativas:
Convocatória Automática: Neste tipo de convocatória é criado um texto pré-definido que fará parte do documento que os convocados receberão. Neste documento, apenas terá de indicar quem são os convocados, onde e quando terão de comparecer.
Convocatória Geral: Ao optar por fazer uma convocatória geral, estará a convocar directamente, apenas o infractor. Nesta situação, o infractor recebe informação para que faça comparecer na devida altura, todos as testemunhas que entenda serem necessárias.
Convocatória Livre: Se pretender fazer uma convocatória na qual o texto pré-definido pelo documento automático não seja o adequado, deverá seleccionar a opção de produzir uma convocatória livre. Neste documento, poderá redigir o texto que mais lhe convier para o processo em causa.
Para uma boa apresentação de uma convocatória é necessário que se indica o seguinte.

Cabeçalho: nome da empresa ou do serviço que convoca a reunião.
Título: Número da CONVOCATÓRIA
Texto: Quem é convocado. Tipo de reunião. Data em que se realizará a reunião. Local. Ordem de trabalhos.
Local e Data da convocatória.
Cargo e assinatura da pessoa responsável pela convocatória.

Exemplo:
Escola Secundária de Xai-xai
Associação de Estudantes Convocatória n.º 3
Convocam-se os alunos da Associação de Estudantes, para uma reunião, a realizar no dia 3 de Outubro de 2012, pelas 13 h, na sala 1, a fim de dar cumprimento à seguinte ordem de trabalhos:
Ponto 1: Apresentação da proposta do Baile de Finalistas;