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Etapas de Preparação de Reuniões de trabalho Disciplina: Gestão de Programas e Projectos de
Desporto(GPPD)
Módulo 4: Técnicas de organização e condução de reuniões
Docente: Prof. António Castro

Introdução

Com este trabalho pretendemos aprender e dar a conhecer as fases de planeamento, organização e condução de reuniões de trabalho.

Etapas de uma reunião de trabalho  Lista de tarefas;
 Controlo de tarefas;
 Convocatória;
 Lista de participantes;
 Recolha de documentação;
 Dossiê de participantes;
 Acolhimentos;
 Controlo de entradas;
 Tarefas de secretariado nos diferentes tipos de reunião.

Lista de tarefas
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Tema;
Público-Alvo;
Espaço de realização;
Data/Hora;
Preparação do espaço;
Objetivos;
Secretariado;
Segurança;
Transportes;
Convites;
Orçamentos de despesas;

Objetivos
• Reconhecer a importância de definir claramente o objetivo da reunião; • Identificar os diferentes tipos de reuniões;
 • Adequar o tipo de reunião ao objetivo da mesma.
 Somos muito frequentemente confrontados com reuniões que nos
 parecem perfeitamente inúteis só porque o seu objetivo não está
 definido.
 Para que um objetivo esteja bem estruturado, ele tem que:
 • Ser claro, preciso e realista, ou seja, adaptado às possibilidades
 do grupo;
 • Ser relativamente ambicioso de forma a ser motivador;
 • Se possível, mensurável e estipular o resultado pretendido e o
 respetivo prazo.

Controlo de tarefas
O controlo de tarefas servirá para verificar se as tarefas que foram definidas, estão a ser cumpridas e dentro do prazo estabelecido.

Convocatória
A convocatório deve conter:
• nome da entidade que se reúne, ou da finalidade da reunião,
• local,
• data e hora,
• presidente (ou equivalente),
• secretário (ou equivalente),
• lista de convocados,
• a lista dos itens a discutir.

Lista de participantes

Os participantes de uma reunião podem ser classificados da