Arquivologia

Arquivologia para assistente administrativo

Profª Juliana Vaz

Arquivo: conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa física ou instituição ao longo de suas atividades.

Acervo: conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo.

Função do arquivo: guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando necessário, otimizando os recursos e reduzindo tempo nas atividades administrativas.

Finalidade do arquivo: Ao organizar os documentos,o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas:

✓ Finalidade Administrativa: Num primeiro momento, as informações contidas nos arquivos servem de base no dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os funcionários; os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem informações relativas às atividades da empresa.

✓ Finalidade Histórica: Num segundo momento, o arquivo pode também preservar, por meio de sua documentação, aspectos históricos relativos à instituição a que está inserido e mesmo á sociedade em geral. Neste momento o usuário passa a ser o pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados.

ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS.

Forma: é o estágio de preparação e transmissão do documento de arquivo e passa por três formas diferentes:

1. Rascunho (minuta); É a primeira redação, ainda não definida, de um texto; um borrão, ou um contrato não assinado. 2. Original; É a redação definitiva de um documento não se permitindo alterações. 3. Cópia. È a reprodução fiel do original.

Formato: É a configuração física do documento, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: Papel = cartão, ficha, livro, folha, folder, cartaz.

Espécie: é a definição do aspecto formal, da forma como as informações são distribuídas no documento e da