Arquivologia

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Arquivologia para assistente administrativo

Profª Juliana Vaz

Arquivo: conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa física ou instituição ao longo de suas atividades.

Acervo: conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo.

Função do arquivo: guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localizaçãodestes documentos, quando necessário, otimizando os recursos e reduzindo tempo nas atividades administrativas.

Finalidade do arquivo: Ao organizar os documentos,o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas:

✓ Finalidade Administrativa: Num primeiro momento, as informações contidas nos arquivos servem de base no dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente,os funcionários; os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem informações relativas às atividades da empresa.

✓ Finalidade Histórica: Num segundo momento, o arquivo pode também preservar, por meio de sua documentação, aspectos históricos relativos à instituição a que está inserido e mesmo á sociedade em geral. Neste momento o usuário passa a ser o pesquisador, ohistoriador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados.

ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS.

Forma: é o estágio de preparação e transmissão do documento de arquivo e passa por três formas diferentes:

1. Rascunho (minuta); É a primeira redação, ainda não definida, de um texto; um borrão, ou um contrato não assinado.
2.Original; É a redação definitiva de um documento não se permitindo alterações.
3. Cópia. È a reprodução fiel do original.


Formato: É a configuração física do documento, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: Papel = cartão, ficha, livro, folha, folder, cartaz.

Espécie: é a definição do aspecto formal, da forma como as informações são distribuídas no documento e daaplicação a que este documento se destina. Ex: ofícios, certidões, atestados, atas, contratos, declarações.

Tipologias ou tipo: É a soma da espécie documental com a atividade (finalidade) a que o documento se destina. EX:

|Espécie |Atividade |Tipo ou tipologia |
|Contrato |Aluguel |Contrato de aluguel |
|Declaração|Imposto de renda |Declaração de imposto de renda |
|Memorando |Apresentação de servidor |Memorando de apresentação de |
| | |servidor |
|Nota |Promissória |Nota promissória |
|Ata |Reunião |Ata de reunião |
|Relatório |Atividades|Relatório de atividades |
|Requerimento |Férias |Requerimento de férias |


GÊNERO DOS DOCUMENTOS

Textuais ou escritos: Informação em forma de texto, manuscritos, datilografados ou impressos Ex: livro, relatório, certidão, ofício.
Iconográficos: Informação em forma de imagem estática. Ex: fotografia, desenhos, gráficos, slides,gravuras.
Filmogràficos: Documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas com ou sem trilhas sonoras, contendo imagens em movimentos.
Cartográficos: Documentos contendo representações geográficas e arquitetônicas ou de engenharia ex: mapas e plantas.
Informáticos: Documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador ex: disquete, disco rígido, disco óptico.
Sonoro: Documentoscontendo registros fonográficos.
Micrograficos Documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens ex: microfilmes, microfichas.
Audiovisuais: São aqueles cuja informação está em forma de som e/ou imagem em movimento. Ex.: Filme cinematográfico.
Fotográficos: São as fotografias em geral.
Obs.: O documento pode ser classificado em um ou mais gêneros.

Diferenças básicas...
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