Áreas funcionais dentro de um órgão na UFRRJ por uma perspectiva externa

COPLAN (Coordenadoria de Planejamento e Orçamento)

OPERACIONAL: presta assessoria à Reitoria no que tange às ações orçamentárias e informações institucionais e é dividida em dois núcleos. O primeiro é o de Informação; que colhe em todas as unidades da Universidade informações para fazer relatório de gestão, disponibilizar a Rural em números, o censo da educação na Universidade e também verificar, juntamente ao governo, os dados do alunado. O outro núcleo é o de Planejamento Orçamentário que, também com base nas informações fornecidas pelas unidades da Universidade, elabora o orçamento da UFRRJ. A supervisão dos trabalhos realizados na COPLAN é de responsabilidade da Coordenadora que, através de reuniões, faz o acompanhamento dos trabalhos e identifica as prioridades. Não há uma divisão de tarefas bem delimitada, apesar de existir uma diferença de cargos, por causa da escassez de mão-de-obra. Então, um funcionário executa sua função e também é responsável por outras.
MARKETING: a avaliação de satisfação dos trabalhos produzidos pela COPLAN fica sob responsabilidade dos Órgãos de Controle (TCU, MEC, INEP) e da Reitoria. A meta da COPLAN está em entregar os documentos em um prazo estabelecido por esses órgãos.
FINANCEIRO: a COPLAN possui um centro de custos que é utilizado com a compra de material de consumo, passagens aéreas e hospedagem (no caso de um funcionário fazer uma viagem para resolver assuntos pertinentes à Universidade). A divisão do capital do centro de custos é feita com a previsão das necessidades. Quando os gastos excedem o disponível, a Reitoria é acionada.
RECURSOS HUMANOS: apesar da grande necessidade de servidores, a disponibilidade sempre é insuficiente. Na COPLAN não é feito um processo seletivo com recrutamento e seleção por ser uma coordenadoria dentro de uma Universidade Pública. Então a carência de mão-de-obra acarreta a sobrecarga dos trabalhadores, realizando atividades que não são de sua atribuição. Além disso, não há um projeto de