Rengenharia

Reengenharia de processos _ Secretaria Acadêmica

O trabalho da presente auditoria foi avaliar a estrutura do departamento, procedimentos acadêmicos, Layout, e organização dos setores da Secretaria. no período de 2011.

Por meio de pesquisa direcionadas aos alunos, professores e funcionários da Instituição e acompanhamento das rotinas dos funcionários da Secretaria a pedido do Diretor da Instituição. Foram evidenciados os problemas elencados abaixo:

a) Falta de procedimentos acadêmicos das etapas do processo por escritos ;
b) lentidão e gargalo na elaboração de documentos e certificados;
c) Sequência de retrabalho no departamento por falta de clareza nas informações e por falta de um sistema informatizado;
d) Número de funcionários superior a receita do setor;
e) móveis, mesas e cadeiras inadequadas para utlização dos funcionários;
g) Excesso de equipamentos de impressora no setor gerando um custo desnecessário de cartuchos de tintas;
h) número elevado de dispensas médicas por falta de móveis de escritório ergométricos ;
i) Insatisfação dos alunos e professores da Instituição com relação aos problemas enfrentados no dia-a-dia;
j) Falta de um indicador de reclamação/problema;
k) Extravio de documentos dos alunos gerando maior lentidão no término do processo;
k) falta de organização na distribuição das tarefas e dos departamentos dentro da Secretaria;
k) Gargalo na confecção final dos diplomas;
k) Ambiente muito quente devido a falta de um aparelho de ar condicionado gerando um cansaço para os funcionários;
K) número de pontos de redes insuficientes para atender todos computadores da sala possibilitando um execsso de fios espalhados, podendo gerar um acidente;
k) Computadores com processadores desatualizados dando lentidão as etapas do trabalho;
k) Burocratização das rotinas e complexidade das etapas do trabalho devido a falta de procedimentos claros e irracionalidade do fluxo das rotinas;
k) O layout da sala não atende a dinâmica dos