Metodo de arquivamento

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SISTEMAS DE ARQUIVOS

Guardar não é difícil,
porém guardar com inteligência,
critério e obedecendo determinada sistemática
deve ser o propósito do arquivista.

Conceito

A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para os legar às geraçõesfuturas.

Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar.

Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que seproduzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem.

Biblioteca

É o conjunto de material impresso ou não impresso disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

biblioteconomia

É, para uns, a ciência e, para outros, a técnica que ensina a organizar e administrar bibliotecas, Inclui documentação e ciência da informação.

Museu

É olugar destinado ao estudo, à reunião e à exposição de obras e peças de valor, representativas dos diferentes campos do conhecimento humano.

Arquivo

É toda a coleção de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente. Dá-se o nome de arquivo não só o lugar onde se guarda a documentação, como à reunião de documentos guardados. Portanto arquivar é guardar qualquerespécie de documento, visando a facilidade de encontrá-lo, quando procurado.

O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada dedecisões.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Método alfabético

É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.

Método numérico simples

Consiste em numerar as pastas em ordem daentrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo.

Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordocom o numero que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este ultimo índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o ultimo numero preenchido e assim destinaremos o numero seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.

Método alfabético numérico

Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir asvantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico.

Método geográfico

Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo coma divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc.

Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem.

Método específico ou por assunto

Indiscutivelmente o método especifico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis...
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