Metodos de arquivamento

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  • Publicado : 11 de maio de 2012
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Este capítulo reúne as contribuições de autores especializados no assunto organização e arquivamento. Com base em suas teorias, buscou-se métodos e formas de planejar, realizar e resolver os problemas de arquivamento.
Antes de iniciar um método de arquivamento é necessário planejar, pois nenhuma empresa trabalha na improvisação.

“O planejamento é a função administrativa que determinaantecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. Trata-se, pois, de um modelo teórico para a ação futura. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los a melhor maneira possível. Planejar é definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso e ação para alcançá-los. O planejamento define onde sepretende chegar; o que deve ser feito,quando, como, e em que sequencia”. (CHIAVENATO, 1999, p. 379).

No entendimento de Chiavenato (1999) ao iniciar o processo de planejamento é importante analisar, avaliar e escolher a melhor alternativa para a execução da atividade. O planejamento oferece um amplo conhecimento sobre determinado assunto e também características fundamentais da ação a ser criada.Quando o planejamento não é iniciado ou mal elaborado, o risco de não alcançar o objetivo é grande.
Maximiano (2011), por sua vez, entende que para que a atividade tenha êxito, o controle é fundamental, pois ele é a essência do processo garantindo que o objetivo seja alcançado. No controle os objetivos devem ser minuciosamente especificados a aqueles que irão desenvolver a função. Nessa etapa acomparação dos objetivos esperados com os alcançados é inevitável, porque é nesse momento que são criadas previsões para o futuro. Ainda enfoca que o planejamento e controle são funções que devem caminhar juntas, ou seja, uma ação complementa a outra. Com as duas funções o gerenciador pode tomar as decisões cabíveis.
Ao iniciar um arquivamento, é preciso entender o significado, o arquivo tem porfinalidade a conservação de documentos, qualquer que seja a sua forma, ou seja, é a organização de materiais que tem por objetivo manter em perfeitas condições as informações; sendo assim arquivo é a ordenação de dados da instituição. De acordo com a Lei nº. 8.159, de 08 de janeiro de 1991:
Art. 2º Consideram arquivos, para fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos porórgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
O arquivo deve ser simples e de fácil entendimento, o seu sucesso está vinculado a todas as informações disponibilizadas de modo que outros indivíduos possam compreender, possuicinco princípios básicos: localização rápida, segurança, flexibilidade, controle e sigilo. Segundo Feijó (1988), o arquivo não deve exigir buscas demoradas que possam dificultar a emissão das informações solicitadas e ainda deve adequar-se ao meio, a simplicidade é de inestimável valor, o arquivo ideal é aquele fácil, prático e rápido.
Quanto à segurança, Prado (1974, p. 17) diz que, “a conservaçãodos documentos deve ser garantida por uma instalação apropriada, segura e sistemática que atenda, com toda a eficiência, aos interesses da organização”.
O arquivo deve ser flexível, pois é imprevisível o crescimento do mesmo; sempre que o documento tiver saído do setor é de suma importância que seja informado, isso garantirá o controle e evitará a desorganização. Quanto ao sigilo, todo equalquer tipo de documento tem que possuir acesso limitado mesmo não sendo confidencial, informando apenas ao interessado pelo assunto.
A posição do arquivo precisa estar estruturada conforme a cultura da organização tendo em vista que este irá atender os demais setores. (PAES, 2005).
Para Medeiros (1995), documentos específicos que interessam apenas a um setor devem ficar arquivados nesse setor,...
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