Mapeamento de processos

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MAPEAMENTO DE
PROCESSOS

Mapeamento de processos
Após a aquisição de informações usando algumas
das técnicas mostradas na aula anterior, será possível
mapear o processo.
Uso de Fluxogramas para facilitar representação

Mapeamento de processos
Descrição de processos não deve separar a parte
automatizada da manual
TI trabalha com computadores, mas processos também
tem pessoas.Quando mapeamos processos devemos detalhar o
que e quando as pessoas serão afetadas
Detalhar completamente até o nível operacional para
garantir se o processo é exeqüível por sistemas e
pessoas
Uso de Fluxogramas

Mapeamento de processos
Fluxograma
Objetivo: Para que todos compreendam como funciona o processo, a identificar
problemas e melhorias.

Usar símbolos padrão para facilitarcomunicação

Setores, pessoas ocupam faixas verticais ou horizontais
Tarefas = retângulos
Procedimentos e normas = trapézio
Fim = elipse
Resultado de uma tarefa é encaminhado para outra tarefa, sucessivamente

Mapeamento de processos
Processo: Fazer um churrasco
Como fazer um churrasco?
Lista de convidados
Convites
Lista de compras
Bebida para gelar no dia
Preparar carne, salada, comidaReceber convidados
Servir bebidas, churrasco
Despedir
Arrumar a casa

Mapeamento de processos
Fluxograma
Processo: Fazer um churrasco

Mapeamento de processos
Algumas diretrizes para a construção do fluxograma
O fluxograma deverá ser usado como suporte para o
objetivo global de melhoria
O fluxograma deve descrever o processo como ele
realmente funciona ou como ele deveráfuncionar, no caso
do projeto ser um novo processo.
O fluxograma deve conter somente os detalhes suficientes
para que possa servir de suporte para o objetivo de
melhoria
O fluxograma deverá ser construído por aqueles que
conhecem como o processo funciona no dia-a-dia

Mapeamento de processos
Deve mostrar
O que é feito (ou o que será feito) – atividades
realizadas
A sequência da execução dasatividades
Quem as realiza (áreas, função ou pessoas)

Mapeamento de processos
Etapas da construção 1/2
Defina as fronteiras do processo - onde começa, onde
termina
Identifique as áreas envolvidas no processo, relacionandoas no eixo esquerdo e traçando uma faixa horizontal para
cada um
Ilustre as etapas do processo, da direita para a esquerda
(ou cima para baixo)
Use verbos paradescrever as atividades
Use os símbolos propostos, mas complemente-os se
necessário
Num ponto de decisão, siga um caminho de cada vez

Mapeamento de processos
Etapas da construção 2/2
Envolva outras pessoas sempre que surgir dúvida de como
é realizado o trabalho
Verifique se todos os envolvidos numa determinada
atividade do processo a realizam da mesma maneira, de
forma a retratar asdiferenças significativas
Registre, quando significativo, o número de pessoas
envolvidas na atividade e/ou seu tempo de duração
Revise o mapa

Mapeamento de processos
Orientações Gerais para a construção do Mapa
de Processo 1/2
Evite fazer duas perguntas dentro de um mesmo símbolo
de decisão
Procure utilizar uma única ação em cada retângulo
Uma decisão só admite duas respostas: sim ou nãoProcure usar conectores ao invés de ficar cruzando linhas
pelo fluxo
Use papel pardo ou cartolina para representar todo o
processo. Uso de apresentação digital só e alguns casos
(pequenos processos)

Mapeamento de processos
Orientações Gerais para a construção do Mapa
de Processo 2/2
Utilize quantas folhas forem necessárias, numerando-as com
conectores de páginas ou sequência numéricasimples
Se o processo for muito complexo divida-o em sub-processos
e crie um Mapa que mostre o relacionamento entre eles.
Desenvolva o Mapa de Processos em reuniões de trabalho
planejadas, com os envolvidos no processo ou visitando as
áreas envolvidas, seguindo o fluxo do trabalho
Colete documentos, regras de negócios e normas de processo.

Mapeamento de processos
Quantos detalhes são...
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