Glossario documentos

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Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Formato é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Tipo documental é a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996) INTRODUÇÃO

O Glossário de Espécies/Formatos e Tipos Documentais da Universidade de São Paulo foi elaborado como instrumento auxiliar para a identificação dos documentos abrangidos pelo SAUSP. Ainda que muitos deles guardem semelhança com os gerados e/ou acumulados por outras universidades e instituições, públicas e privadas, nosso universo é demarcado pelas espécies e formatos documentaisproduzidos/recebidos/arquivados pela USP em decorrência do cumprimento de suas atividades de ensino, pesquisa e extensão. No corpus do Glossário estão relacionadas, à esquerda, as espécies documentais e sua definição diplomática. Na coluna da direita figuram os correspondentes tipos documentais, isto é, as configurações que as espécies assumem quando aliadas às atividades ou funções nelas expressas.Nem todas as atividades, acrescidas de seus respectivos desdobramentos, estão representadas no Glossário, pois algumas não geram documentos em espécies, formatos ou suportes tradicionais: têm seus passos de desenvolvimento registrados eletronicamente e muitas vezes com baixíssima temporalidade. Nas tabelas estes registros são designados como "em alimentação", dentro do sistema. Já os tiposdocumentais que surgem, tanto na produção como na acumulação documental da USP, só integram o Glossário quando se apresentam altamente diferenciados das várias espécies que lhes servem de molde. Se, pelo contrário, a tabela de temporalidade registra de maneira clara a atividade, permitindo relacioná-la naturalmente à espécie documental em que está veiculado seu registro, não houve necessidade dearrolar, no Glossário, o tipo documental decorrente. O mesmo ocorreu com espécies e formatos cujo feitio ou cuja função são tão específicos que não comportam variações de finalidades; estão neste caso, por exemplo, cédula de eleição, convênio, maquete, release, tese, trabalho de conclusão de curso etc. Algumas entradas de espécies vêm seguidas de um "Use", que remete a outro termo. Tal sistemática foiadotada quando o termo, não sendo o mais adequado para a espécie que pretendia denominar, mesmo assim teve de ser mantido para não prejudicar o andamento atual do SAUSP. Os nomes considerados inadequados ou equivocados serão futuramente substituídos, com as devidas justificativas, a partir de seu ponto de produção. Como a total padronização dos títulos designativos de espécies documentaisproduzidas/acumuladas não está prevista para esta primeira fase do SAUSP, subsistirão por ora duas ou mais denominações para a mesma espécie, adotando-se o "Use" para referir o termo preferencial. Em etapas vindouras, o SAUSP contemplará esta e muitas outras instâncias de padronização.

V

O Glossário também não contempla a adjudicação dos tipos documentais aos órgãos e unidades que osproduziram/acumularam. Da mesma forma, não receberam os códigos que lhes correspondem no Plano de Classificação. A configuração total do SAUSP abrirá caminhos e meios para que estes e outros aperfeiçoamentos sejam introduzidos. Serão tarefas das futuras estratégias do SAUSP, dentro da evolução de sua aplicação e de sua otimização. Assim, podemos definir o Glossário como instrumento prévio a ser devidamenteampliado. Neste momento de implantação do SAUSP, o objetivo da Comissão Técnica é que ele possa ser um facilitador da identificação e do entendimento das séries, conjuntos e peças documentais que a USP produz/acumula ao cumprir suas funções precípuas de ensino, pesquisa e extensão.

VI

GLOSSÁRIO

GLOSSÁRIO DE ESPÉCIES/FORMATOS E TIPOS DOCUMENTAIS DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO

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