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MANUAIS DE PROCEDIMENTOS

Seria bom que os Manuais de Procedimentos fossem sempre escritos em equipe, refletindo assim o pensamento de toda a organização. É claro que a organização inteira “não pode parar” para escrever seus procedimentos, mas estes podem ser divididos em capítulos ou seções por área de atividade ou assunto geral. Assim, grupos de pessoas que lidam com um determinado assunto ou trabalham em uma dada área de atividade podem reunir-se para a redação dos procedimentos.

Mesmo assim, o processo pode tornar-se muito longo se houver muitas pessoas que “entendam” do assunto tratado por um certo procedimento. De um lado, portanto, queremos um trabalho “em equipe” e de outro queremos ser rápidos e objetivos.

Sugere-se, portanto, adotar alguns dos seguintes passos para a elaboração dos procedimentos.

1. O responsável pela “oficialização” do procedimento (aquele que vai aprová-lo) analisa, entre os integrantes do grupo que pratica ou vai praticar o procedimento, aqueles que reúnem condições para redigir um bom procedimento. Algumas qualidades destas pessoas podem ser lembradas: conhecimento do assunto; sucesso na prática do procedimento informal já existente; uma certa referência entre os membros do grupo; facilidade de expressão; discernimento para descobrir o que precisa e o que não precisa ser escrito; conhecimentos suficientes da nossa língua. Se for o caso, o aprovador pode até obter modelos de procedimentos, normas técnicas correlatas e outros documentos que possam facilitar a redação dos procedimentos desejados. Isto é particularmente necessário no caso de procedimentos de trabalho de uma instalação nova.

2. Deve existir um arcabouço normativo interno, ainda que extremamente simples, para que os procedimentos não fiquem muito diferentes entre os diversos departamentos da organização. Em alguns lugares este arcabouço é chamado “norma zero”. Pode existir também um “consultor interno” para examinar a correção gramatical da redação. Isto