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  • Publicado : 29 de setembro de 2012
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MANUAIS DE PROCEDIMENTOS


Seria bom que os Manuais de Procedimentos fossem sempre escritos em equipe, refletindo assim o pensamento de toda a organização. É claro que a organização inteira “não pode parar” para escrever seus procedimentos, mas estes podem ser divididos em capítulos ou seções por área de atividade ou assunto geral. Assim, grupos de pessoas que lidam com um determinado assuntoou trabalham em uma dada área de atividade podem reunir-se para a redação dos procedimentos.

Mesmo assim, o processo pode tornar-se muito longo se houver muitas pessoas que “entendam” do assunto tratado por um certo procedimento. De um lado, portanto, queremos um trabalho “em equipe” e de outro queremos ser rápidos e objetivos.

Sugere-se, portanto, adotar alguns dos seguintes passos para aelaboração dos procedimentos.

1. O responsável pela “oficialização” do procedimento (aquele que vai aprová-lo) analisa, entre os integrantes do grupo que pratica ou vai praticar o procedimento, aqueles que reúnem condições para redigir um bom procedimento. Algumas qualidades destas pessoas podem ser lembradas: conhecimento do assunto; sucesso na prática do procedimento informal já existente; umacerta referência entre os membros do grupo; facilidade de expressão; discernimento para descobrir o que precisa e o que não precisa ser escrito; conhecimentos suficientes da nossa língua. Se for o caso, o aprovador pode até obter modelos de procedimentos, normas técnicas correlatas e outros documentos que possam facilitar a redação dos procedimentos desejados. Isto é particularmente necessário nocaso de procedimentos de trabalho de uma instalação nova.

2. Deve existir um arcabouço normativo interno, ainda que extremamente simples, para que os procedimentos não fiquem muito diferentes entre os diversos departamentos da organização. Em alguns lugares este arcabouço é chamado “norma zero”. Pode existir também um “consultor interno” para examinar a correção gramatical da redação. Istopode ser questionável se o nível dos redatores for bom neste aspecto e se o porte da organização for pequeno.

3. O procedimento pode ser escrito por uma ou duas pessoas, refletindo o consenso destes redatores. Se muitas pessoas o redigirem, o trabalho pode demorar muito e no mundo de hoje é preciso agir rápido e bem. Resulta então o primeiro rascunho ou “edição preliminar”.





4. Oprimeiro rascunho pode sofrer logo uma revisão por parte de uma pessoa diferente, que examinará a propriedade da linguagem usada, inclusive a parte gramatical. Entendemos que a revisão gramatical deve ser logo feita porque um rascunho claro e correto, além de mais fácil de ser entendido, também é didático para os que o lerem.

5. Agora vem o trabalho da equipe, propriamente dito: o rascunho deve serapreciado pelo grupo que pratica ou praticará o que for escrito. Seguindo critérios que o aprovador definir, o documento deve ser submetido ao exame e sugestões dos que fazem parte do grupo. Esta fase pode ser mais ou menos demorada dependendo do regime de trabalho do grupo. Se o trabalho for realizado em turno, parece óbvio que todos os grupos de turno devem opinar. De qualquer forma, é convenienteque seja marcado um prazo de término das sugestões. Mesmo que o prazo não seja grande, deve-se lembrar ao grupo que todo documento que reflete um procedimento de trabalho pode ser revisado a qualquer momento, devendo somente haver um processo regular para a realização destas revisões, a forma devida para apresentação dos pedidos e a maneira de aprová-las. O aprovador deve incentivar as sugestõesnesta fase inicial e as revisões serão incentivadas numa fase mais madura da vida do procedimento, como forma de validar o esforço despendido. Deve-se lembrar o que o mestre Kaoru Ishikawa disse a respeito dos procedimentos de trabalho: se um procedimento de trabalho não tiver revisões a cada seis meses (por exemplo), ou ele não está sendo usado ou ele não é mais necessário.

6. Depois de...
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