Documentos digitais

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL
FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E COMUNICAÇÃO
CURSO DE BIBLIOTECONOMIA
BIB03334 - DOCUMENTOS DIGITAIS
Professor: Vitus Klarmann

Cíntia de A. Medeiros
Rachel P. Pinotti

PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO NA EMPRESA “X”

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1- INTRODUÇÃO
A digitalização vinha sendo utilizada por um número restrito de empresas de grande porte, que precisavam realizar altos investimentos para obter os benefícios provenientes desta tecnologia. Assim como acontece normalmente no setor tecnológico, as soluções foram sendo aprimoradas e, tanto os equipamentos, quanto os sistemas, foram surgindo com custos muito mais acessíveis. Esta evolução possibilitou que a digitalização fosse adotada tanto em projetos de grandes, como de pequenas empresas. Este projeto procura desenvolver uma solução para digitalização de documentos e seu gerenciamento eletrônico dentro de uma empresa, tentando aperfeiçoar seus processos, utilizando os recursos tecnológicos disponíveis.
2- PROBLEMA

Digitalização e gerenciamento de todos os documentos da EMPRESA X, em todas as suas áreas, atendendo também as suas filiais de forma que se possa consultar essa documentação em qualquer lugar físico em que se encontrem. A EMPRESA X tem 10 anos de atuação no mercado. Possui 5 filiais no Brasil e matriz aqui em Porto Alegre. A empresa tem a seguinte estrutura:
Área de Recursos Humanos com 5.000 funcionários ativos, gerando em torno de 180.000 documentos A4. Consideramos em torno de 2500 funcionários aposentados ou inativos, gerando em torno de 90.000 documentos A4.
Área comercial com 1500 NF emitidas por mês, gerando aproximadamente 180.000 documentos A3.
Área industrial com 1000 plantas A0 e manuais de operação/manutenção dos equipamentos da fábrica, gerando 6000 documentos A4.
Área jurídica com 2.000 processos