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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL
FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E COMUNICAÇÃO
CURSO DE BIBLIOTECONOMIA
BIB03334 - DOCUMENTOS DIGITAIS
Professor: Vitus Klarmann

Cíntia de A. Medeiros
Rachel P. Pinotti

PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO NA EMPRESA “X”

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| | |1- INTRODUÇÃO
A digitalização vinha sendo utilizada por um número restrito de empresas de grande porte, que precisavam realizar altos investimentos para obter os benefícios provenientes desta tecnologia. Assim como acontece normalmente no setor tecnológico, as soluções foram sendo aprimoradas e, tanto os equipamentos, quanto os sistemas, foram surgindo com custos muito mais acessíveis. Estaevolução possibilitou que a digitalização fosse adotada tanto em projetos de grandes, como de pequenas empresas. Este projeto procura desenvolver uma solução para digitalização de documentos e seu gerenciamento eletrônico dentro de uma empresa, tentando aperfeiçoar seus processos, utilizando os recursos tecnológicos disponíveis.
2- PROBLEMA

Digitalização e gerenciamentode todos os documentos da EMPRESA X, em todas as suas áreas, atendendo também as suas filiais de forma que se possa consultar essa documentação em qualquer lugar físico em que se encontrem. A EMPRESA X tem 10 anos de atuação no mercado. Possui 5 filiais no Brasil e matriz aqui em Porto Alegre. A empresa tem a seguinte estrutura:
Área de Recursos Humanos com 5.000 funcionários ativos, gerando emtorno de 180.000 documentos A4. Consideramos em torno de 2500 funcionários aposentados ou inativos, gerando em torno de 90.000 documentos A4.
Área comercial com 1500 NF emitidas por mês, gerando aproximadamente 180.000 documentos A3.
Área industrial com 1000 plantas A0 e manuais de operação/manutenção dos equipamentos da fábrica, gerando 6000 documentos A4.
Área jurídica com 2.000 processosem curso. Cerca de 20.000 contratos comerciais ativos no Brasil. Cada um deles com 10 páginas em média, gerando em torno de 400.000 documentos A4.
O total de documentos existentes a serem digitalizados seria de 857.000, sendo 676.000 documentos A4, 180.000 documentos em A3 e 1000 documentos A0.
3- OBJETIVOS

Transformaçãode documentos físicos (papel) em imagens scaneadas, seguido por um processo de classificação de documentos, que garante a rápida localização das informações. O aumento de produtividade, por conta do acesso rápido a essas informações e a integração das mesmas dentro da empresa. Além disso, a redução de custos com cópias, impressões, logística de documentos e maior segurança das informaçõesarmazenadas.
Os documentos físicos, depois de digitalizados serão armazenados pela própria empresa, em lugar seguro, em condições próprias para sua preservação, de forma que possam ser encontrados em caso de necessidade de busca para alguma eventual comprovação.

4- JUSTIFICATIVA

Muitas empresas, quando pensam em digitalizar seus documentos, não tem ideia de quão complexo pode ser este projeto equais os riscos que são inerentes a este. É comum cometerem o erro de pensar a digitalização como um processo fácil, um serviço barato e rápido, que resolverá todos seus os problemas.
A digitalização documental, assim como qualquer projeto, deve ser devidamente planejada e gerenciada, pois escolhas erradas no início do projeto podem comprometê-lo completamente. Não é incomum o insucesso de projetosde digitalização mal planejados, e geralmente os problemas aparecem em médio prazo.
Pensando na possibilidade de não ocorrerem estes erros, inicialmente optamos por fazer uma contração de empresa especializada para iniciar este processo. Num segundo momento, após a empresa estar totalmente digitalizada, seguiríamos para compra de scanner que atendam o fluxo diário dessas informações.
A adoção...
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