Contas a receber

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CONTAS A RECEBER

INDÚSTRIA METAIS

Seminário de Engenharia de Software I da Faculdade de Tecnologia de Itu “Dom Amaury Castanho"

INTRODUÇÃO
O trabalho acadêmico tem como objetivo identificar e conhecer as tarefas rotineiras do departamento de contas a receber de uma empresa, onde escolhemos uma empresa do ramo de metais. Efetuamos o contato com a empresa para marcarmos uma entrevistapara podermos assim iniciar o nosso trabalho. Após concluirmos a entrevista, conseguimos alguns documentos cedidos pela empresa para que pudéssemos fazer a descrição de como funciona o departamento, como funciona o sistema da empresa, quais problemas do sistema, para assim desenvolvermos um protótipo de um sistema para ser apresentado no dia do seminário.


Descrição da Situação Atual
Odepartamento de contas a receber da empresa entrevistada, trabalha com a emissão de notas fiscais no faturamento. Ele emite as notas fiscais no dia da transação e no dia seguinte que é chamado de D + 1, é gerada uma atualização, e as notas são integradas dentro dele, gerando assim os títulos para os clientes pagarem. Depois que o contas a receber já está integrado, é gerado um arquivo de remessa para obanco e esse arquivo é reencaminhado para o boleto ser emitido para o cliente, pois não é feito a emissão de boleto na empresa. Consequentemente mandando a cobrança via banco, a empresa tem um arquivo de retorno do banco, e através desse arquivo de retorno, todos os clientes que pagaram, sendo a cobrança também D + 1 (dia seguinte), faz com que o sistema gere também um arquivo de retorno no banco ese integra dentro do sistema e faz a baixa dos títulos que foram pagos dos clientes, então tanto o envio de boleto quanto a baixa é feita toda automática através de arquivo de remessa e retorno pelo banco, no caso o banco Itaú. O contas a receber está vinculado ao faturamento, onde ele depende de todas as informações que são despachadas, como também de algumas notas que entram pelo sistema derecebimento da empresa, como por exemplo uma devolução de um cliente, onde o mesmo tem que gerar um crédito dentro do contas a receber para que depois seja gerado um crédito dentro do cadastro do cliente. Ele também está vinculado a outros departamentos da empresa, porque a empresa está integrada desde o momento em que o cliente manda o pedido de compra para começar a ser produzido para preparar paraexpedição e faturamento, até a entrega do produto. O contas a receber após também a geração dos títulos, tem o problema dos clientes inadimplentes que não vem através do arquivo de retorno, que é onde inicia-se o processo de cobrança. Então ele é separado em três fases: o crédito, o contas a receber e a cobrança que existe uma única pessoa que é responsável dentro da empresa por essesdepartamentos. 5

Os pagamentos dos clientes são feitos através de boleto bancário, onde são 85% da carteira de clientes, os outros 15% da carteira são feitos em depósitos em conta. Esse depósito é baixado também pelo sistema, só que ele não tem o arquivo de retorno do banco, onde deve ser aberta uma tela de liquidação automática e fazer a baixa de depósito a depósito no banco. Todas as informaçõesgeradas pelo sistema são mandadas para o faturamento, onde ele manda informação ao responsável, que manda essa informação para a contabilidade que encaminha essa informação para conta de banco. Diariamente a conta da empresa e os extratos têm que estar batendo com o extrato que consta no Software, existe uma conciliação diária na conta corrente da empresa. O processo é todo automatizado até mesmo poruma questão de confiança de conflito de interesses. O departamento financeiro não faz lançamentos manuais por uma questão até mesmo de segurança da empresa. Os responsáveis pelo departamento de contas a receber da empresa entrevistada é uma analista contábil e um supervisor.



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Política da Empresa e Procedimentos
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