Aquivologia

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Ministério Público da União Técnico Arquivologia Prof.: Ana Paula Abruzzi

Arquivologia DOCUMENTAÇÃO

MPU

Conceito Documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos. Em seu conceito mais amplo, documentação envolve todas as técnicas de controle de informações, análise da produção bibliográfica,mecanização das informações, reprodução de documentos, controle e produção de traduções, trabalhos de referência em todas suas formas, publicação e divulgação de informações. A legislação arquivística nacional, através da Lei nº 8.159/1991, define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dedocumentos. Importância Devido ao desenvolvimento e crescimento de vários setores tanto nos órgãos públicos como nas empresas é necessário cada vez mais estabelecer serviços especializados com o objetivo de facilitar a obtenção e localização de informações e dados atualizados. Natureza A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, conforme sua organização, utilização e finalidade.A documentação apresenta natureza comercial quando é, principalmente, organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais. A natureza científica da documentação está presente quando o objetivo principal é o de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro. A documentação assume natureza oficial quando sua organização eutilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a Administração Pública, atual e futura, pressupondo a coleta e classificação de documentos oficiais, como, por exemplo: Leis, Leis complementares, Decretos, Tratados, Convênios, Convenções, Portarias, Resoluções e demais atos normativos próprios da Administração, Federal, Estadual ou Municipal. Finalidade A documentação tem por finalidade reunir eorganizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização, proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia. Procura, também, facilitar o acesso e a obtenção de dados atualizados de modo que ofereça melhor rendimentos dos estudos e trabalhos. Numa abordagem restrita, a finalidade da documentação, na maioria dos casos, dependeda forma como foi organizada e de
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como é utilizada. Assim, quando elaborada e usada nas empresas, tem finalidade comercial. A documentação oficial, por sua vez, tem por objetivo auxiliar e assessorar a Administração Pública em todos os níveis: federal, estadual e municipal. Na documentação de natureza científica ou didática, afinalidade é a obtenção de dados para a realização de pesquisa técnica-científica ou pedagógica. Sem dúvida, porém a principal finalidade é a de auxiliar e influir, direta ou indiretamente, na tomada de decisão pelo administrador de empresa, ou pela autoridade pública, ou pelo pesquisador. Características No passado, a documentação era tipicamente estática, já que significava uma coletânea de dadoshistóricos, de papéis e documentos à disposição de poucos, ou funcionava apenas como simples arquivo. Nos dias atuais, porém, a documentação assume uma característica predominantemente dinâmica, que a impulsiona a alcançar com amis rapidez e eficácia sua principal finalidade, pois, atendendo de imediato às inúmeras exigências da pesquisa, levantamento de dados e informações, direta ou indiretamente,auxilia e influi na tomada de decisões. Fases do processo de documentação A documentação é basicamente dinâmica. Nos dias de hoje, perdeu seu caráter estático de simples arquivo e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio ao estudo, à pesquisa, ao planejamento e à tomada de decisão. O processo de documentação desenvolve-se em três fases principais: recolhimento, leitura e classificação....
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