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Manuel Meireles  Ferramentas Administrativas Planilha 5W2H

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Planilha 5W2H
Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a: A) entender o que é uma Ferramenta Administrativa; B) elaborar uma planilha 5W2H 1.2.Pré-requisitos Nenhum. 1.3.Ferramentas administrativas Sumário: 1.3.1 Ferramentas Administrativas
1.3.1.1Ferramentas Administrativas Tradicionais 1.3.1.2Uso dasFerramentas Administrativas 1.3.2.Planilha 5W2H

1.3.1Introdução às Ferramentas Administrativas A partir de agora vamos começar o estudo das mais importantes ferramentas administrativas que o Administrador pode dispor. As ferramentas administrativas são essencialmente técnicas para a gestão da empresa e para solucionar problemas administrativos — geralmente ligados ao fraco desempenho deprocessos. Devemos estar atentos para algumas coisas muito importantes: 1. Não basta conhecer a ferramenta. É preciso saber discernir onde e quando usá-la. Podemos saber usar um martelo e uma serra — mas também devemos saber onde e quando usar um martelo e onde e quando usar uma serra; 2. Segundo Deming, 94% de todos os problemas administrativos devem-se a causas comuns que podem ser atribuídas aprocessos, aos métodos; e apenas 6% podem ser atribuídas aos operários. Ishikawa afirma algo do mesmo nível: 65% a 80% dos problemas que afetam uma empresa são de responsabilidade da gerência, isto é, não são de responsabilidade dos operários. 3. O uso de ferramentas administrativas dissociado de uma cultura adequada não costuma trazer resultados duradouros. Isso já foi estudado no volume anteriorquando abordamos Sashkin e Kiser. Estes autores são enfáticos ao afirmar:
A maior importância das ferramentas, entretanto, é que elas ensinam duas lições importantes, porém sutis. Primeiro, elas ensinam o significado de variabilidade, que se encontra no âmago da Administração da Qualidade Total. Usar a Qualidade total para buscar a melhoria contínua exige que as pessoas compreendam as causas dosproblemas: a variação não controlada. Segundo: aprendendo a usar as ferramentas da Qualidade Total, as pessoas aprendem a controlar a variabilidade, e o controle da variação é o caminho técnico para a Qualidade Total. A administração da Qualidade Total funciona quando as pessoas usam as ferramentas estatísticas e as técnicas comportamentais básicas para manipular ou coletar dados a fim de analisar eresolver problemas. As pessoas não fazem isso por um interesse abstrato em estatística ou resolução de problemas. fazem porque esta é a única forma de atender — e exceder — os desejos e as necessidades dos clientes. Mas nada disto pode acontecer sem o apoio da cultura organizacional

1.3.1.1—Ferramentas Administrativas Tradicionais Os Círculos de Qualidade e o TQC —Total Quality Control, desde oseu início fizeram uso de algumas ferramentas administrativas específicas. [Ver Figura 1]. São as chamadas 7 ferramentas tradicionais:

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Figura 1: As sete ferramentas administrativas tradicionais difundidas pelos Círculos de Qualidade e pelo TQC. [Fonte: Fundação Christiano Ottoni]

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1.Folha de Verificação; 2.Diagrama de Pareto3.Estratificação 4.Diagrama de Causa-Efeito; 5.Histograma; 6. Diagrama de Dispersão; 7. Carta de Controle 1.3.1.2—Uso das Ferramentas As ferramentas têm uso diferenciado no campo da administração. Para cada etapa do Ciclo PDCA (ver figura 2) há ferramentas que são mais apropriadas do que as outras. Algumas ferramentas são adequadas a duas ou mais etapas do Ciclo PDCA.

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Figura 2: Ciclo PDCA.

Para a etapa de PLANEJAMENTO, preponderantemente são usadas as seguintes ferramentas administrativas: a) Para identificar problemas/desafios Brainstorming TNG— Técnica Nominal de Grupo Folha de verificação Matriz de priorização Diagrama de Pareto Carta de capacidade de processo Carta de controle b) Para investigar as...
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