Técnicas de Fluxo Documental
665 palavras
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Triagem• Gestão de documentos: atividade fundamental em toda e qualquer organização • Agiliza o processo decisório
• Triagem: ligada à arquivologia (estudo das Técnicas de Arquivamento)
• Modo de armazenar e preservar os documentos
• Classificação: 1ª prioridade, 2ª prioridade, etc. (ordem de importância)
• Trabalhar primeiro com os mais importantes e não com os mais fáceis
Organização
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Identificar as coisas necessárias e as desnecessárias
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Necessárias: mais utilizadas e as menos utilizadas
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Aplicável à mesa de trabalho
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Mesa cheia de documentos não significa necessariamente pessoa muito ocupada ou com muitas responsabilidades
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Mesa limpa e organizada facilita a concentração e melhora o desempenho no trabalho
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Não transformar a mesa em uma prateleira de coisas
Do caos não nasce a ordem!!!
Menos é mais!!!
Organização
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Precisou de um documento: procurar no arquivo
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Se o documento estiver parado na mesa: guardá-lo corretamente
IMEDIATAMENTE após o uso
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Documentos desorganizados não servem para muita coisa
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Arquivos com pastas selecionadas por assuntos e em ordem alfabética
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Arquivo bem organizado: encontrar e guardar documentos rapidamente
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Escaninhos e prateleiras: lugares para separar documentos: documentos mais usuais
Fluxo Documental
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Fluxo: Trâmite de Documentos dentro da empresa/organização
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À exemplo do que ocorre com o correio eletrônico (e-mail)
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Caixas de organização, encontradas facilmente em papelarias
– Caixa de Entrada de Documentos
– Caixa de Documentos Pendentes
– Caixa de Saída de Documentos
Fluxo Documental – Caixa de Entrada
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Caixa de entrada: documentos que acabaram de chegar para serem verificados ou arquivados
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Outros serviços que precisem de atenção
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Meta: deixar esta caixa SEMPRE vazia!!!
Fluxo Documental – Caixa de Documentos
Pendentes
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Iniciado o trabalho com o documento, este seguirá para: documentos pendentes •
Caixa de documentos pendentes: documentos que já foram