técnica de arquivamento e suas fases

1. Introdução

Ao pensarmos em arquivos pensamos na produção e na conservação dos documentos. Os documentos sempre tem um importante papel na empresa e por isso devem ser tratados com funcionalidade e qualidade. Antes de destruir qualquer documento é preciso avaliar sua importância e valor, e os demais deverão ser armazenados com segurança, precisão e simplicidade. Veremos algumas definições importantes para um arquivamento eficiente e suas fases.

2. Técnica de arquivamento

Arquivo é conjunto de documentos guardados e conservados ordenadamente, visando sua posterior utilização, devendo ser organizado e classificado de acordo com as necessidades da empresa, o que permite encontrar o documento quando for necessário.
Para que os documentos sejam arquivados de forma racional, é preciso que sejam classificados, isto é, agrupados por classes ou grupos que podem ser ordenados das seguintes formas básicas mais utilizadas:

a) Alfabético
b) Geográfico
c) Numérico simples
d) Ideográfico

O primeiro passo é organizar as tarefas que realmente precisam ser realizadas naquele dia, a escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados.

2.1 Um documento ativo: Documentos que se encontram em fase de conclusão e, por esse motivo, estão em constante uso.

2.2 Um documento morto: Documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro.

3. Tabela de temporalidade de documentos

A tabela de temporalidade tem por objetivo definir e demonstrar para os profissionais envolvidos na gestão de documentos, o tempo de vida útil dos documentos na instituição sob o ponto de vista legal, técnico administrativo, fiscal e histórico/ permanente. Esse tempo de vida útil, geralmente, é definido com base na legislação vigente, embora outros critérios intrínsecos à instituição possam estabelecer os prazos.

4. Layout e distribuição

Todo escritório deve ter ordem para que seus