Tecnicas de organização e arquivamento

ArquivologiaGestão de documentosA Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”:
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias.
A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação); expedição; organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas).
A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros.
ProtocoloQuanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: Passo | Atividades | 1 | Receber a correspondência | 2 | Separar a correspondência oficial da particular | 3 | Distribuir a correspondência particular | 4 | Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso | 5 | Encaminhar a correspondência oficial sigilosa | 6 | Abrir a correspondência ostensiva | 7 | Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de antecedentes | 8 | Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada | 9 | Interpretar e classificar a correspondência