Planejamento de eventos

Planejamento de eventos
A ideia do evento deve responder ao questionamento básico:
(informações base para toda atividade)

1. Quem?
2. Como?
3. Quando?
4. Onde?
5.Por quê?
Ainda acrescenta-se:
6. Para quem?
7. De que forma?

Planejamento de eventos
Planejamento - roteiro básico de atividades:
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Estudo mercadológico
- temática, data e local, perfil dos participantes, objetivo e metas -

Calendário de eventos da cidade e região
- infraestrutura (hospedagem e transporte), iniciativas similares e concorrentes

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Previsão orçamentária
- planilha de receitas e despesas
Cronograma de desembolso
- planilha de acompanhamento com ordenamento de créditos e débitos conforme cronograma de realização (investimentos iniciais)

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Tipologias e terminologias
- definição do tipo de evento e terminologia dos participantes
(seminário, simpósio, palestra, congresso, etc.) e esboço preliminar do programa. Cronograma de atividades
- tarefas e providencias por ordem de realização
- prazos (início e final)
- responsável
Equipe
- Organização
‘
- Operacional
- Divulgação
- Financeiro

(outros, como técnica)

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Atividades paralelas
- exposições, visitas técnicas, cursos, turismo, compras, etc.

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Apoios financeiro, técnicos ou operacionais
- órgãos governamentais (municipal, estadual e federal)
- empresariais
- instituições/organizações

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Captação de recursos (patrocínios)
- definição de cotas e relação de empresas/órgãos ( mailing de patrocinadores de eventos na mesma temática, empresas da cidade e região com possibilidade de aporte financeiro, empresas com foco de interesse no público, empresas locais/estaduais patrocinadoras de outros eventos, como fornecedores, fabricantes, clínicas, etc.)

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Aspectos jurídicos e contábeis
- equipe especializada para contratos com fornecedores, clientes e patrocinadores,