GERENCIAMENTO ELETR NICO DE DOCUMENTOS

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED

Sistemas de informação e ferramentas tecnológicas são desenvolvidos como suporte para o tratamento da informação, e as organizações, cada vez mais, carecem adotar políticas de gestão documental. No Brasil, a gestão de documentos institucionalizou-se com a aprovação da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que em seu artigo 3º, define gestão documental como sendo o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
As ações da gestão documental objetiva, entre outros, assegurar uma documentação adequada, garantir a preservação e o acesso aos documentos, permitindo a recuperação das informações de forma ágil e eficaz, proporcionar o cuidado adequado e o armazenamento a baixo custo, reduzir ao essencial a massa documental produzida, aperfeiçoar recursos humanos, físicos e materiais.
Toda organização, produz documentos, seja em papel, seja em meio eletrônico. O acúmulo da documentação dificulta a organização dos documentos, fazendo com que a agilidade na recuperação dos mesmos fique comprometida. O esforço e o tempo despendidos para gerenciar o armazenamento dos documentos são proporcionais à quantidade de documentos gerados, sendo que ainda são utilizados métodos ultrapassados, dificultando ainda mais o resgate das informações.
O armazenamento, o gerenciamento e a recuperação de toda essa massa de informação de forma ágil e segura é um grande desafio, qualquer método que possa reduzir o volume de papel e ao mesmo tempo simplificar as tarefas envolvidas em sua manipulação trará, sem dúvida, um aumento substancial à produtividade e rentabilidade.

A Tecnologia tem revolucionado o método de coletar, produzir e disseminar a informação, mudando gradativamente a forma como as instituições acessam e lidam com a informação. Portanto, dispor da informação não é