Estudo

ALGUNS CUIDADOS INDISPENSÁVEIS QUE A SECRETÁRIA DEVE TER:

QUANTO À UTILIZAÇÃO DO TELEFONE • Dar toda a atenção à pessoa que ligou sem ficar distraído com outras atividades em paralelo; • Evitar intimidades com a pessoa que está do outro lado da linha, pois isso poderá causar constrangimentos com os colegas que estão ao seu redor; • Ao falar ao telefone, você é julgado pela dicção, capacidade de articular pensamentos e por tratar os outros com cortesia ou não. A voz deve ser alegre, clara, calorosa e em bom-tom, nem alta nem baixa demais; • Ao atender telefonemas alheios, anote o recado escrevendo: nome da pessoa que ligou, número do telefone, o assunto e a hora; • Não faça ligações pessoais demoradas; • Não entre em discussões por telefone; • Retorne as ligações, mesmo que você não conheça quem deixou recado; • Se estiver ocupado, não tenha medo de interromper a conversa, diga que não pode falar e que ligará em seguida. Não se esqueça de retornar a ligação; • Todos estão sujeitos a ter de atender a um telefonema com alguém ao lado. Quando for inevitável, procure fazer com discrição, nada de gestos, caretas ou comentários tapando o bocal do telefone; • Jamais deixe alguém esperando na linha, melhor dizer que está ocupado e que retornará a ligação depois; • Se a linha cair, não se preocupe: a responsabilidade de ligar novamente normalmente é de quem telefonou.

QUANTO À UTILIZAÇÃO DE E-MAIL • Nunca escreva algo que possa constrangê-lo depois, evite intimidades e escreva aquilo que você falaria pessoalmente; • Verifique sempre a gramática e a ortografia do texto antes de enviá-lo, pois não existe nada pior do que um texto cheio de erros que, em muitos casos, pode ofender pessoas que prezam muito uma boa grafia; • Seja claro e objetivo: hoje ninguém tem tempo para ler textos extensos demais ou ficar pensando em palavras fora de contexto; • Um E-mail, apesar de também ser um documento, não deve ser tão formal quanto uma