Classificação de arquivos

1 - Conceito Fundamentais São chamados de arquivos os “conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Lei 8159/91). Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. As bibliotecas são formadas essencialmente por documentos impressos, de tiragem múltipla, ou seja, uma determinada obra pode estar presente em mais de uma biblioteca.
Os livros são adquiridos por compra, permuta ou doação, formando coleções reunidas pelo assunto, com finalidade cultural, técnica e científica. Os documentos de arquivo são formados a partir das atividades desempenhadas pelo seu produtor; são impressos em exemplar único ou em número reduzido, de acordo com o quantitativo dos destinatários da informação. Os conjuntos documentais são reunidos por origem produtora, a qual chamamos de “fundos”, e se apresentam em uma gama de suportes como o audiovisual, textual e o informático. Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca Características Arquivo Biblioteca
Tipo de Suporte Documentos manuscritos, audiovisuais (exemplar único ou em nº. reduzido)
Documentos impressos e audiovisuais (exemplares múltiplos) Finalidade Funcional Cultural, técnica ou científica. Tipo de conjunto Fundos: unidos pela origem. Coleção: unidos pelo conteúdo. Entrada de documentos Acumulação natural: são produzidos em decorrência do desempenho das atividades administrativas da instituição.
Compra, permuta e doação. Finalidade e Função dos Arquivos Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da