Secretariado

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  • Publicado : 4 de julho de 2012
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INTRODUÇÃO
A SECRETÁRIA MODERNA
Nessa era de globalização a secretária tornou-se uma verdadeira assessora, tal a influencia que muitas têm sobre tomada de decisões.
Hoje a secretária, ale de seus deveres tradicionais, redige correspondências, agenda entrevistas, reserva passagens aéreas, hotéis, e opera equipamentos modernos, acompanha o executivo em viagens, participa de reuniões, cancela eremarca visitas, além de gerenciar os sistemas de informação, através do controle de rotinas automatizadas, organização de sistema de dados e informação em arquivos físicos e eletrônicos.
Antes o executivo ditava cartas, hoje ele próprio digita sua correspondência e envia via fax ou e-mail, ou delega totalmente à secretária a redação e assinatura da carta.
Com toda essa alteração nos requisitosde desempenho da secretária, nada mais oportuno que uma preparação que ofereça conhecimentos administrativos, contábeis e regras de comportamento social.
A secretaria deve estar atenta para o efeito do rápido desenvolvimento tecnológico, sobretudo com a introdução de modernos aparelhos de comunicação.
Essa assessoria ao executivo transmite-lhe informação e executa tarefas que lhe são confiadas,demonstra capacidade para assumir responsabilidade sem supervisão direta.
Por isso o mercado de trabalho passou a recrutar profissionais com conhecimentos para realizar tarefas que antes eram da competência doe executivo, profissionais que possuem experiência, profissionais que possuem experiência com espírito de iniciativa, que se dispõe a realizar qualquer tipo de trabalho e demonstrem cuidadonas revisões de qualquer trabalho executado.
Adquirir apenas conhecimentos técnicos sobre o trabalho não e o bastante. Cultura e comunicação estão ligadas profundamente sendo difícil saber exatamente onde ficam os limites entre uma e outra.
Uma secretária, além de habilidades genéricas que a profissão exige, deverá adquirir os conhecimentos da área do executivo.
As atenções de uma secretária nãodevem ser voltadas unicamente pra os trabalhos que considera interessante.
Deve se dispor a realizar, de imediato, as tarefas do cotidiano, ( aparentemente sem importância) com entusiasmo.
A secretaria é um elemento que tem papel decisivo na preservação do clima moral da empresa, já que ela é o pólo das atenções dos elementos que agem na organização informal de uma firma.
Ela deve conhecerperfeitamente o cronograma da empresa, as principais rotinas e atribuições de seu chefe, assim como normas e procedimentos aprovados pela diretoria e deve ter a capacidade de organizar seu posto de trabalho, a sala de seu chefe, a sala de reuniões, etc.
Num futuro próximo, a secretária será com uma Assistente Executiva, trabalhará menos tempo e, terá um salário melhor, além de outros benefícios. Elaterá oportunidade bem maior para desempenhar sua contribuição individua na sociedade.
O novo perfil das secretárias e assessoras é apenas uma tendência e no uma realidade das empresas. É um processo lento, mas em contrapartida possibilita novos desafios, motivando o profissional a acompanhar as exigências da empresa, tornando mais dinâmica a evolução profissional.
É necessário, porém, que hajaatualização e aperfeiçoamento constantes em outras áreas. O profissional do futuro não trabalha para o executivo e sim para empresas. Eles estão cada vez mais recebendo responsabilidades e com isso cada vez mais sendo exigidos.
Procurar superar-se a cada dia que passa é uma atitude louvável para quem quer promover-se.
Cursos e treinamentos que tornem seu trabalho mais eficiente não devem sedesprezados para quem aspira a uma posição de maior destaque.
QUALIDADES FUNDAMENTAIS DA SECRETÁRIA
Domínio de conhecimento: a rotina do escritório exige o domínio de certas técnicas e conhecimentos específicos de trabalho desenvolvido.
Digitação: conhecimento de informática.
Domínio de idiomas: habilidade de redação própria, na redação comercial ou social, grafia correta, acentuação pontuação,...
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