Schllemberg

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  • Publicado : 24 de agosto de 2011
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Pontos essenciais da administração de arquivos correntes

Os documentos bem administrados, assim que solicitados, são encontrados facilmente, sem transtornos. Para se ter uma adiministração eficiente de arquivos, deve-se dispensar total atenção a estes desde sua criação, até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados.
Todos os funcionários deum órgão, necessitam de documentos para realizar seu trabalho, desde os administradores de cúpula até os cargos de categorias mais inferiores. Os documentos não só dão um estímulo inicial, como fornecem também as informações básicas para decisões executivas.
A parte mais difícil na administração dos documentos é a guarda dos documentos valiosos, isso porque, quanto mais importante o assunto,menor a probabilidade de se encontrar uma documentação completa sobre o mesmo. Os documentos valiosos referem-se às origens, à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão, e aos seus programas essenciais.
Os documentos de importância não são retirados de imediato de circulação assim que seu uso corrente termina. As orientações neles seguem em vigor, muitas vezes. E mesmo que estas sejamsubstituídas, os documentos que as possuem servem para justificar e explicar a mudança.

As atividades de administração de arquivos correntes são altamente especializadas, exigindo uma grande experiência de serviço. Em todo governo grande e complexo deve haver um órgão que assessore especialmente e se dedique inteiramente a assistir todas as repartições nos problemas de administração dedocumentos.
Um órgão central deve dar assistência às repartições quanto ao método de elaboração de planos de destinação de documentos, inclusive no que diz respeito às atividades relativas ao levantamento, descrição, análise, preparo de tabelas e listas de descarte de documentos referentes a atividade de administração geral e auxiliares, comuns a todos os órgãos do governo.
Cada órgão deve ter seupróprio quadro de funcionários que se ocupe do problema da documentação. Cada grupo tem como objetivo, fazer com que os papéis atendam as necessidades dos funcionários do governo e dar-lhes destinação depois que estas tenham sido atendidas, da maneira mais eficiente e econômica possível. A eficiência de um programa de administração de documentos correntes depende do zelo e competência do pessoal.Quanto melhor classificados, mais rapidamente serâo encontrados seus destinos finais, depois de haverem sido utilizados.

Controle da produção de documentos

A maioria da repartições públicas produz, em quantidade excessiva, documentos.
Esse excesso pode ser diminuído apartir da simplificação: a) das funções; b) dos métodos de trabalho; c) das rotinas de documentação adotadas nas diversasrepartições.

Simplificação das Funções:

Um exemplo de tal simplificação ocorreu a poucos anos nos Estados Unidos, onde a Comissão Hoover de Reorganização do Poder Executivo, fez um estudo completo da organização e do funcionamento das repartições federais. No campo da contabilidade, por exemplo, milhões de documentos eram enviados até um ponto de convergência, em Washignton, para examesindividuais. Hoover propôs um programa de auditoria nos locais, simpificando-se e uniformizando-se assim os métodos fiscais e contábeis em todo o país, o que reduziu em massa o volume dos documentos referentes a esse assunto.

Simplificação dos Métodos de trabalho:

O problema consiste em analisar as fases de uma determinada operação, com o objetivo de melhorar as normas e simplificar os métodosde trabalho, de maneira que cada fase contribua para a realização dessa simplificação.
Temos na Austrália, um ótimo exemplo de simplificação de métodos de execução das expedições de títulos de propriedade de bens imóveis.
Inicialmente, em cada transmissão de títulos era expedido um novo documento, gerando assim uma série de títulos de propriedade. Graças aos esforços de Robert Richard...
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