Relatorio de consultoria

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  • Publicado : 21 de novembro de 2012
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Descrição de cargo:
Identificacao
Titulo: Recepcionista
Chefia Imediata: Supervisor
Subordinado: ---------------
Nivel Hierarquico: 3
Classe Salarial: R$ 500,00 a R$ 1000,00
Numero do CBO: 4221-05

• Recepcionar e atender visitantes, orientando-os sobre suas necessidades;
• Registrar a entrada e saída de visitantes nos prédios, em impresso próprio ou via sistema;
• Fornecer crachás avisitantes e controlar sua devolução;
• Encaminhar os visitantes às repartições, após autorização da pessoa procurada;
• Atender telefones;


1. Recepcionar os visitantes, perguntando com quem eles vão falar para poder cadastrar o crachá e orienta-los a entrar.
2. Cadastrar um visitante no sistema de gerenciamento, um software no computador onde é colocado o nome completo, o nome da empresaque representa, número do RG, tirar uma foto e colocar a placa do carro (no caso de entrada com veículo) para que ele esteja identificado ao circular pelas instalações da empresa.
3. Orientar o visitante quato à utilização do crachá que deve ser passado no leitor da catraca para liberar o acesso e fixado em um local visível de seu colo para ser facilmente identificado.
4. Ligar para o anfitrião eanunciar o visitante para que o mesmo possa ser encaminhado ate o departamento.
5. Orientar o caminho que o visitante deve seguir para chegar ate o local desejado.









Lista de Problemas
• Existencia de alguns clientes mal educados;
• Falta de comunicação entre os funcionários do prédio, os supervisores e os funcionários da portaria, que acarreta a outros vários problemasinclusive para os visitantes.
• Escassez de funcionários, sobrecarga da recepção, inclusive pela falta de uma telefonista para canalizar as ligações, dividindo assim departamento de recepção e teleatendimento.
• Defeito no portão eletrônico, como arrebentar o cabo ou não obedecer o comando do controle.
• Problemas ligados ao computador e ao Software de Gerenciamento de visitantes, por o computadornão suportar a carga do software, ou trava do programa por ser comunicado via satélite.
• Defeitos nas catracas de acesso ao prédio, que sofrem uma pane por estarem expostas ao calor excessivo do sol ou a umidade da chuva, onde a recepção se vê obrigada a permitir a passagem de visitantes e funcionários pelo portão de carro o que não é permitido pelo regimento da empresa.



Cargos que seRelaciona
• Porteiro;
• Supervisor;
• Secretaria;
• Gerentes;
• Atendentes;
• Telefonista;
• Zeladora;


Formularios e Documentos
• Gerenciamento de visitantes;
• Cracha;
• GTI – Guia de Telefonia Interno;
• Cartas, documentos e malotes;





Políticas (regras e orientações)
• Os funcionários da portaria não são autorizados a permitir a entrada de visitantes sem identificação ouautorizacao.
• Os porteiros não devem permitir o transito de pessoas pelo portão de carros, excessoes são funcionários da zeladoria.
• Os funcionários da portaria devem ter discrição e não divulgar informações adquiridas sobre funcionários, visitantes ou qualquer outra informação de sigilo.
• Os funcionários da portaria não devem comentar sobre fatos particulares ocorridos na empresa que não lhesdigam respeito.
• Os funcionários da portaria devem manter local de trabalho sempre limpo e organizado.
• Os funcionários da portaria devem sempre estar atentos à tarefa a ser executado, pois não são admitidos erros.





























Estudo do caso

Maria trabalhava em uma empresa X, nesta mesma empresa trabalhava o Sr João, um aposentado quepassava seu tempo como porteiro. Sr João era uma pessoa de certa idade avançada e por conta disso não compreendia as coisas com certa facilidade. Apesar de algumas dificuldades, João era bastante esforçado e tentava sempre ajudar Maria.
Certa manha apareceu na empresa um homem querendo protocolar um ofício. Os documentos não eram recebidos e protocolados na portaria, então o visitante deveria fazer...
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