Produzindo um Evento

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  • Publicado : 17 de maio de 2014
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Criando um evento
Conceito: A concepção e a realização de um evento devem ser precedidas de um estudo de viabilidade para analisar as condições e a capacidade da entidade promotora do evento.
Objetivos: É a fase em que se determinam as pretensões do evento, de forma ampla e específica.
Público: É a determinação dos grupos a que se destina o evento (externo, interno ou misto) e de quem seenquadra nessa qualificação.
Estratégias: Referem-se àquilo que serve de atração para o público de interesse do evento.
Recursos: são todos os recursos humanos, materiais e físicos que serão utilizados no evento.
Implantação: é a discriminação de todos os procedimentos que serão empregados, desde a aprovação do projeto até sua conclusão.
Fatores condicionantes: são fatos, decisões eacontecimentos determinantes para a realização do projeto.
Acompanhamento e controle: é a determinação de como e de quem coordenará toda a organização do evento.
Orçamento previsto: deve ser feito detalhadamente. É dele
deve ser feito detalhadamente. É dele que virão os recursos financeiros necessários para os pagamentos dos recursos humanos e materiais. Caso se busque patrocínio apoio ou permuta, deveráhaver a divisão em cotas a serem negociadas com os interessados.
Eventos específicos ou particulares: O objetivo de eventos particulares ou específicos é o de atender às necessidades da empresa e/ou profissional que atua na área.


Item
Quantidade
Valor Unitário (R$)
Valor Total (R$)
Convite
100
3,50
350,00
Decoração
01
800,00
800,00
Buffet
200
15,00
3.000,00Recepcionista
02
150,00
300,00
Equipe de Foto/Filmagem
01
1.500,00
1.500,00
Brindes
200
1,50
300,00
Operador de Som/Luz
01
900,00
900,00
TOTAL


7.150,00

Cronograma:
Depois de elaborar o planejamento, é preciso formular o cronograma de execução, a fim de acompanhar a realização do evento, bem como os momentos que o antecedem e o sucedem. Desta forma, épossível ter o controle do tempo necessário para empreender cada tarefa e fazer uma reprogramação, caso haja alguma pendência quanto à definição de patrocínio ou de outra informação.



item
responsável
OUT
NOV
DEZ
JAN
FEV
MAR
ABR
MAIO
JUN
JUL
AGO
SET
Local
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Definição da empresa promotora do evento
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
Orçamento
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Definição Patrocínios, apoios
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Definição decoração
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Falhas graves
Falta de planejamento;
Escolha de datas que não coincidem com as disponíveis entre os participantes do evento;
Programaçãode atividades que não coincidem com o tempo disponível para o evento;
Não elaboração de um orçamento que faça os gastos coincidirem com a verba disponível
Pré-Evento
O planejamento é a peça fundamental no processo de organização de um evento. É a fase decisiva do evento, na qual estão inseridos a coordenação executiva e os controles financeiros, técnico-administrativos e social do evento.Nesta fase são definidas e realizadas atividades como:
Serviços iniciais
Serviços de secretaria
Detalhamento do projeto
Outras
Serviços Iniciais
Identificação de órgãos governamentais, entidades e empresas com interesses voltados à execução do evento para fornecer patrocínio, subvenções, doações e outros;
Levantamento de nomes e confirmação de convidados, conferencistas, autoridades e outros;Definição de responsabilidades de todos os profissionais e prestadores de serviços envolvidos nas fases do pré-evento, per ou transevento e pós-evento;
Abertura de conta bancária especial para o evento (receita e despesa) sob inteira responsabilidade da empresa organizadora.
Serviços de Secretaria
A secretaria do pré-evento é a responsável por executar antecipadamente alguns serviços e...
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