Processo de compras

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  • Publicado : 30 de outubro de 2011
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COMPRAS
O processo de compras é uma responsabilidade de todos os departamentos da empresa e não exclusivamente do departamento de compras. Para uma compra ser efetuada com eficiência, todo processo tem que ser bem feito desde a solicitação com as especificações de marcas, medidas e demais características dos materiais, incluindo também o prazo em que o material deverá estar disponível noestoque.
O departamento de compras tem a responsabilidade principal de localizar fornecedores adequados para cada tipo de materiais e de efetuar uma melhor negociação ao se tratar de preços, prazos de pagamentos e entrega.
Em média as empresas gastam 50% de sua renda nas compras de matérias-primas, componentes e suprimentos. Por isso quanto melhor forem efetuadas as compras, maior será o lucro de umaempresa.
Objetivos da função de compras:
Responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais da empresa, acompanhando atentamente os prazos de entrega, para que não aconteça atraso na entrega e assim prejudicar o processo de produção e vendas
Objetivos podem ser divididos em 4 categorias:
• Obter mercadorias e serviços na quantidade e qualidade necessária.
• Obter mercadorias e serviços aomenor custo.
• Garantir a melhor qualidade e prazo de entrega de imediato.
• Desenvolver e manter boas relações com fornecedores.
Funções básicas de satisfação de compras:
• Especificar: qualidade, quantidade e entrega correta.
• Selecionar o fornecedor certo (com mais potencial para lhe atender)
• Negociar as condições de compras.
• Emitir e acompanhar os pedidos.
Ciclo de comprasconsiste nos seguintes passos:
• 1) Receber e analisar as requisições de compras.
• 2) Selecionar fornecedores.
• 3) determinar o preço correto.
• 4) Emitir pedidos de compras.
• 5) Fazer acompanhamento para garantir que os prazos sejam cumpridos.
• 6) Receber e aceitar mercadorias.
• 7) Aprovar fatura para pagamento do fornecedor.
Receber e analisar as requisições de compras:
• A requisição decompra tem início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. As requisições de compra contêm as seguintes informações:
a) Identidade do requisitante, aprovação assinada, e conta em que departamento será debitado o custo.
b) Especificação do material.
c) Quantidade e unidade de medida.
d) Data e local e entrega exigida.
e) Qualquer outra informação complementar necessária.Selecionar fornecedores:
• Identificar e selecionar fornecedores são importante responsabilidade do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se
fazer uma pesquisa.
Solicitações de compras:
• Para itensmaiores, é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação, que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. Os números de fornecedores podem variar de acordo com o valor e importância do material solicitado. Geralmente, tanto o departamento requisitante quanto o departamento de compras estão envolvidos na decisão.Determinação do preço certo:
• Essa é uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor.
Emissão de um pedido de compra:
• Pedido de compra é uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contratolegal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. O pedido de compra é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações, e também em qualquer outra informação adicional necessária. Envia-se uma cópia ao fornecedor; o departamento de compras retém uma cópia, e outras são enviadas para outros departamentos, tais como: contabilidade,...
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