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ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL

* Formadora: Dra. Ana Martins
Código Curso: SEGD
Novembro 2011
Formadora: Dra. Ana Martins
Código Curso: SEGD
Novembro 2011

Índice
QUESTÕES PRÉVIAS 4
CONCEITOS E DEFINIÇÕES 5
A GESTÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 12
COMO ORGANIZAR O ARQUIVO ADMINISTRATIVO 16
QUESTÕES PRÉVIAS 16
REUNIÃO DE TRABALHO 17
QUANDO COMEÇAR A ORGANIZAÇÃO? 19
DOCUMENTAÇÃONECESSÁRIA 21
PLANO DE ACTUAÇÃO 22
OS DOCUMENTOS DE APOIO E A DOCUMENTAÇÃO INFORMATIVA AUXILIAR 22
ELABORAÇÃO DE ÍNDICES 28
DOCUMENTOS SEM VIGÊNCIA ADMINISTRATIVA: PROCEDIMENTOS DE TRANSFERÊNCIA PARA ARQUIVO INTERMÉDIO 32
DOCUMENTOS TRAMITADOS DE CONSULTA FREQUENTE. ORGANIZAÇÃO 35
A CRIAÇÃO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO 38
IDENTIFICAÇÃO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS 38
O QUE É UMA SÉRIE DOCUMENTAL? 39
ASÉRIE DOCUMENTAL E OS SEUS PROBLEMAS 40
A CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 42
CRITÉRIOS DE CLASSIFICAÇÃO 42
O QUADRO DE CLASSIFICAÇÃO: ESTRUTURA 45
A ORDENAÇÃO DOS DOCUMENTOS 56
ORDEM ESTABELECIDA PELO QUADRO DE CLASSIFICAÇÃO 57
ORDENAÇÃO DAS UNIDADES DOCUMENTAIS DAS SERIES. TIPOS 57
A RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOS 63
FACTORES E CONDIÇÕES 63
ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOSE DA INFORMAÇÃO 67
ELABORAÇÃO DE NORMAS DE ARQUIVO 74
O CONTROLO DO SISTEMA CRIADO 75
BIBLIOGRAFIA 76

*
QUESTÕES PRÉVIAS
Objectivos:
Analisar as questões que se colocam num serviço ou departamento sem gestão documental.

Não é difícil ouvir, em muitos serviços, frases de completa frustração por não se encontrarem os documentos, quando eles são necessários, para informar determinadoprocesso que necessita de uma resolução urgente.
Num determinado serviço, a arrumação dos documentos, mais conhecidos na gíria administrativa por “papelada”, é uma tarefa que só se leva a cabo quando há pouca coisa para fazer, ou também na gíria administrativa, quando se tem uma “aberta” para o fazer, em que as tarefas comuns permitem um certo tempo para tarefas “menos importantes, “aborrecidas” e“ingratas”.
É aqui que se inicia o caos da acumulação de documentos nos serviços, e os enormes problemas das instituições, que começam pela falta da informação quando ela é mais necessária para a informação da decisão, passam pelas enormes massas documentais acumuladas nos locais mais recônditos, indo até á eliminação da história das próprias instituições. É que arrumar os documentos é seleccionar,arrumar e manter acessível a informação, que é, desde sempre, mas nos dias de hoje com grande acuidade, um recurso estratégico fundamental.
E esta arrumação, o acto de arquivar, deve ser no dia-a-dia uma tarefa de elaboração obrigatória, para todos os patamares da hierarquia das instituições. Impossível? Utópico? Inaplicável? Estas são as atitudes que iniciam o abismo, rumo a massas documentais semrei nem roque, espelho de instituições com deficiências profundas ao nível da organização interna.
Nos dias de hoje, em que o desenvolvimento acelerado da tecnologia, nos coloca nas nossas mãos instrumentos excepcionais de ajuda à organização, como são os computadores e o software cada vez mais desenvolvido, os novos suportes possíveis de informação, o mobiliário cada vez mais sofisticado eadaptado às diversas exigências dos espaços e dos tipos de documentos e tantas outras novidades quase diárias, a resposta de muitos serviços e de muitas instituições é a produção de cada vez maior quantidade de papel, da multiplicação de suportes para a mesma informação, do aumento indiscriminado do caos.
O caos documental manual torna-se em caos documental digital. Eis numa frase o grande problema aevitar com os documentos administrativos nos nossos dias. A consciência que é preciso adquirir, que nada substitui o trabalho da inteligência humana, na estruturação prévia da organização dos documentos administrativos. Que documentos queremos produzir? Quais as funções que eles devem cumprir? De quanto tempo necessitamos deles e onde? Que futuro queremos dar aos documentos que produzimos?...
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